Что означает вакансия ушла в архив

Сроки хранения различных видов документов перед сдачей документов в архив определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Сдача документов в архив происходит следующим образом: в архив передаются документы постоянного и долговременного (свыше десяти лет) сроков хранения. Значительную часть документов долговременного хранения составляют документы по личному составу.

Проверка документов при сдаче в архив

Принимая документы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации, заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения документов к соответствующему фонду. В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду. После утверждения акта об обнаружении дела в описи в графе “примечание” делается запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись. В итоговой записи при сдаче документов в архив делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостатках их учета.

Описи дел сдаваемых в архив

По окончании приема дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах Акта приема сдачи документов в архив. Вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учетных документов. В государственные архивы передаются документы после истечения сроков хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов. Примером досрочный сдачи архива может быть сдача архива на бесплатное хранение при ликвидации (банкротстве) и наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.

Сроки хранения документов

• 10 лет — для документов органов государственной власти и управления краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов), городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения;
• 5 лет — для документов учреждений, организаций районного и городского подчинения;
• 75 лет — документы по личному составу (до 2003 года), записей нотариальных действий и судебных дел, для записей актов гражданского состояния;
• 50 лет — документы по личному составу (с 2003 года).

Перед сдачей документов в госархив

Перед сдачей документов в государственный архив представитель государственной архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняются организацией. Сдача проводится в архиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описи полистно вместе со страховой копией. Во всех четырех экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в госархив (три экземпляра описи, включая контрольный, остаются в госархиве, четвертый — возвращается архиво-сдатчику).

Действия при недостаче дел

При недостаче дел исправляется итоговая запись в описи, в акте приема-передачи документов указываются номера этих дел, а учреждение-сдатчик представляет в госархив справку о причинах отсутствия и проведенном розыске дел. Справка прикладывается к акту, один экземпляр которого передается сдатчику.

Состав материалов

Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий:

• учредительные документы – являются правовой основой существования организации и определяют ее базовые юридические характеристики;
• распорядительные документы – носят императивный либо информационный характер, оформляются как правило от лица высшего руководства;
• документы по личному составу – затрагивают все возможные отношения, которые могут возникнуть между работником и работодателем;
• бухгалтерская отчетность – включает в себя первичные документы, отражающие осуществление организацией купли-продажи товаров и услуг;
• специализированная документация – внутренние нормативные акты, регулирующие основные аспекты деятельности организации и обеспечивающие согласованность работы ее структурных подразделений.

В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы: документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе. Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией.

Подготовка к передаче и требования к хранению

Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.

Пунктом 3.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в 2002 г. и носящих рекомендательный характер, форма номенклатуры дел предлагается в виде таблицы, включающей в себя следующие поля:

• индекс дела, который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела;
• заголовок дела, вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;
• поле количество единиц хранения отражает число томов или частей в составе дела и заполняется в конце года;
• последняя графа содержит примечания, касающиеся производимых над делами операций – заведении, перемещении, и т. д.

Архивируются организованные в соответствии со сводной номенклатурой дела на срок, зависящий от вида составляющей их документации. Так, учредительные документы сохраняются в течение всего срока существования юридического лица, а в случае его ликвидации подлежат передаче в государственный или муниципальный архив.

Часть бухгалтерской отчетности также подлежит бессрочному хранению, тогда как для первичной документации срок ограничен 5 годами. Самый длительный период архивации предусмотрен для кадровых документов – например, ведомости о величине заработной платы должны храниться 75 лет, такой же срок установлен для трудовых договоров и личных карточек работников.

Нормативные акты и ответственность

На федеральном уровне общие принципы организации архивного дела регламентируются законом №125-ФЗ от 22.10.2004, отдельные положения которого являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, имеющими постоянный документооборот.

Помимо правовых норм в части ведения архивов, закон также предусматривает ответственность должностных лиц и организаций за допущенные в этой области нарушения. Штраф в таком случае не превышает 500 руб, однако полное или частичное отсутствие обязательной к хранению документации может привести к куда более серьезному взысканию – до 300000 руб.

Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в 1983 г. и до сих пор не потерявшем актуальности. Исчерпывающий перечень документов, оформляемых на всем протяжении существования организации наряду со сроками их хранения, представлен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Свод уже упомянутых выше Правил работы архивов организаций содержит подробный перечень рекомендаций, касающихся всех аспектов такой деятельности.

Пошаговая инструкция по архивации и ведению архива

Процедуру оформления и передачи дел на хранение можно разбить на несколько основных этапов:

1. В начале года архивному подразделению следует составить и согласовать с руководством отделов и руководителем организации специальный график, в котором указываются сроки передачи дел на хранение. Желательно указывать не конкретные даты, а периоды, чтобы подразделения в любом случае успели предоставить всю документацию.
2. В соответствующий период дела, подготовленные согласно сводной номенклатуре, сдаются на хранение ответственным сотрудником от каждого отдела вместе с описью передаваемых единиц хранения.
3. Работником архива проверяется корректность оформленных дел, их перечень сверяется с информацией в описи; при отсутствии замечаний дело сшивается.
4. В случае необходимости копирования или сканирования передаваемых документов принимающий сотрудник проводит все необходимые манипуляции и самостоятельно завершает оформление дела.
5. Процедура передачи дел завершается подписанием описи обеими сторонами.

Следует отметить, что сдаче в архив обычно подлежат документы, имеющие период хранения не менее 10 лет. Остальная документация может храниться непосредственно в отделах и передаваться на уничтожение, как только истечет предусмотренный законом срок.

Оснащение архивохранилища и экспертиза пригодности помещения

Порядок обустройства мест хранения документации подробно описан в Основных Правилах. Главный принцип при оснащении архива в пределах организации – использование отдельного строения или помещения под его нужды.

При этом эксплуатация сооружений, находящихся в крайне ветхом состоянии, а также сырых и неотапливаемых, не допускается. Ограничение распространяется и на помещения, находящиеся в одних зданиях со службами общественного питания и запасами пищевых продуктов, а также располагающиеся рядом со складами огнеопасных либо агрессивных веществ.

Внутреннее обустройство архивного хранилища должно быть выполнено таким образом, чтобы обеспечить максимальную сохранность находящейся в нем документации. Для этого необходимо соблюдение перечня условий:

• помещение архива должно быть защищено от затопления, отвечать нормам пожарной безопасности, иметь производительную систему вентиляции;
• вся электропроводка и розетки должны быть максимально изолированы;
• отделка помещения должна быть выполнена негорючими и неагрессивными материалами;
• не допускается прокладка через хранилище водопроводных и канализационных труб.

Окончательное решение о пригодности помещения для нужд архива принимается рядом специализированных служб на основе экспертизы. При этом учитывается пожарная безопасность помещения, его санитарное состояние, и т.д. По итогам проведения каждой экспертизы оформляется акт, отражающий результаты ее проведения.

Оформление электронных носителей

В мире всепроникающих высоких технологий «классический» носитель информации – бумага и ее производные – медленно, но верно уступает место носителям электронным. В связи с этим у сотрудника архива рано или поздно возникнет вопрос: каким образом принимать к хранению такие документы? Ответ на него прост: в том же виде, в каком они были изначально оформлены.

Если, к примеру, инвойсы от зарубежного поставщика поступают в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью, то и сохранять их следует в памяти компьютера – дополнительно печатать и заверять ничего не нужно. Подобная документация вносится в номенклатуру дел на общих основаниях с учетом установленного срока хранения.

Архивное делопроизводство в организации – сложный и многоступенчатый процесс, требующий от его участников тщательного планирования и соблюдения многочисленных требований и рекомендаций. Тем не менее, качественно построенная система хранения документов не только свидетельствует о слаженной и продуктивной работе подразделений, но и демонстрирует потенциал организации как эффективной хозяйственной единицы.

Подробная инструкция по передаче документов в архив представлена на видео.

Посмотреть еще:

Материалы Проводки по Приходу ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА НАЛОГОВЫЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЕ НОВОСТИ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ГОДОВОЙ ОТЧЕТ И…

Часто ли наказывают по п. 1 ст. 126 НК РФ?П. 1 ст. 126 НК РФ…

Операции с недвижимым имуществом за вознаграждение или на договорной основеПодкласс 68.3 содержит две группы кодов:…

Двойное налогообложениеДвойное налогообложение — одновременное обложение в разных странах одинаковыми налогами доходов. Двойное налогообложение вызвано…

Департамент Росприроднадзора по Крымскому федеральному округу, Керчь Выбор территориального органаЦентральный аппарат Росприроднадзора02 Управление Росприроднадзора по…

Все вакансии по умолчанию размещаются сроком на 30 дней. По истечении этого времени вакансия автоматически переносится в архив. За 5 дней до истечения срока и в день архивирования вакансии на ваш электронный адрес будут направлены соответствующие сообщения. Если вакансия все еще не закрыта, мы рекомендуем ее продлить. Для этого отметьте ее на странице Мои вакансии и нажмите на кнопку «Продлить». Те вакансии, которые вы уже закрыли, но срок размещения которых еще не истек, мы рекомендуем переместить в архив вручную. Для этого на той же странице отметьте уже закрытые вакансии и нажмите кнопку «Поместить в архив».

Страница Архив
Все когда-либо публиковавшиеся вами вакансии мы храним в архиве, чтобы в случае необходимости вы всегда могли вернуться к работе над ними. На странице архива отображаются название вакансий, имя менеджера вакансии, даты ее создания и архивации.

Если Вы являетесь Главным контактным лицом, то увидите все архивные вакансии каждого из менеджеров. Архивные вакансии по умолчанию отсортированы сначала по менеджерам, затем по дате создания вакансии.

Если Вы менеджер вакансии, то архив будет содержать вакансии, с которыми работали именно Вы.

Кликнув по названию вакансии, вы сможете:

• просмотреть текст вакансии;
• просмотреть все отклики на нее;
• разместить вакансию повторно.

Кликнув ссылку «Разместить повторно», Вы перейдете на страницу размещения вакансий. Здесь можно проверить информацию и отредактировать описание, прежде чем повторно размещать вакансию.

Статьи, обзоры, комментарии экспертов

Мы переходим на систему публикаций

Архивариус — это хранитель или сотрудник архива. Главная задача, на решение которой направлена профессия архивариуса (архивиста), это правильная организация работы архива и документооборота в нем.

Места работы

Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот: в страховых и финансовых компаниях, банках, на государственных предприятиях.

История профессии

Чтобы лучше понять, кто такой архивариус и чем он занимается, обратимся к истории. В 1720 году Петр I подписал «Генеральный регламент или Устав», определяющий основы организации государственного управления в стране и предписывающий ввести во всех государственных органах власти архивы. Вместе с этим была введена и новая должность «актуариус» — судебный писец, который не только заносил в регистр представляемые в суд акты, но и писал их.

Со временем обязанности актуариуса вышли за рамки судопроизводства, а должность назвали словом «архивариус». В процессе становления архивоведения как отдельной научной дисциплины эти термины, ставшие в начале ХХ века синонимами, постепенно были заменены на более современное название — архивист.

Обязанности архивариуса

Основные должностные обязанности архивариуса (архивиста):

• Организация архивного дела в электронном и/или бумажном виде.
• Прием и внесение в архив входящей документации.
• Выдача во временное пользование архивной документации или ее копий.
• Подготовка отчетности по документообороту в архиве.

Иногда функции архивариуса включают в себя:

• Доставка архивных документов в организации, из которых поступил запрос.
• Контролирование правил пожарной безопасности в архиве.

Требования к архивариусу

Основные требования к архивариусу (архивисту):

• Знание нормативных актов, положений, инструкций по ведению архивного дела.
• Знание ПК на профессиональном уровне (Word, Excel, Internet, e-mail, системы электронного документооборота).
• Навыки работы с офисной техникой.
• Умение работать с большими объемами информации.
• Высшее образование.
• Грамотная устная и письменная речь.

Образец резюме архивариуса

Как стать архивариусом

Стать архивариусом может человек с высшим (можно даже неоконченным) образованием по специальности «документоведение» или «архивное дело». Иногда необходимые умения можно получить на краткосрочных курсах (возможно даже бесплатно предоставляемых биржей труда).

Зарплата архивариуса

Заработная плата архивариуса варьируется от 20 до 70 тысяч рублей в месяц. На оплату труда влияет регион, объем обязанностей и прочие нюансы. Средняя зарплата архивариуса (архивиста) составляет 45 тысяч рублей в месяц.

Вопросы, связанные с приемом документов в архив, у компании могут возникнуть в двух ситуациях: если речь идет о ликвидации или реорганизации фирмы или если мы говорим о действующей организации.

Нюансы приема документов в архив

Прием документов в архив организации осуществляется в отношении законченных делопроизводством дел длительного или постоянного хранения. Кроме того, в архив сдаются дела по личному составу для хранения и последующего использования. Прием документов в архив организации в этом случае осуществляется исключительно по описям дел. Если же мы говорим про дела временного хранения (до 10 лет), то их можно сдавать в архив организации по решению руководителя, но обычно подобные дела хранят в тех структурных подразделениях, где они были сформированы.

Подготовка документов к сдаче в архив

Помимо перечня необходимых к сдаче документов, очень важно знать, каким образом готовятся к сдаче документы, каким образом определяется порядок приема документов в архив.

Профессия архивариус (архивист)

В любом случае, подготовка дел структурных подразделений подразумевает тщательную проверку оформления документов каждого дела. Также необходимо проверить правильное формирование дел. Если выявляются какие-либо недостатки, перед приемом документов в архив организации, эти недостатки следует устранить.

Прием документов в архив

Прием документов в архив осуществляется работников архива организации в присутствии работника структурного подразделения, который сдает документы. При реорганизации фирмы прием документов в архив организации осуществляется по другому сценарию. Сдачу документов в архив ликвидируемого предприятия, обязаны осуществлять председатель ликвидационные комиссии(ликвидатор) или конкурсный управляющий.

Архивирование документов при ликвидации фирмы

В общем порядке списываются документы, сроки хранения которых стекли, с обязательным составлением акта на списание. Документы, не подлежащие уничтожению, хранятся до истечения сроков хранения.Документы подлежащие обязательной передачи на гос.хранение, обрабатываются под правила принимающего архива.

Подготовка к приему документов в архив от нашей компании

Вне зависимости от того, о действующем или ликвидируемом предприятии идет речь, прием документов в архив должен осуществляться с обязательной описью на передаваемые документы. Процесс этот достаточно сложный, трудоемкий и длительный, поэтому все чаще фирмы, сдающие документы на архивное хранения, прибегают к помощи профессионалов.

Варианты порядка приема документов в архив

Еще один момент, который нужно учитывать: порядок приема документов в архив всегда определяет принимающая сторона: так, госархив устанавливает свои правила, частный архив — свои, внутренний архив организации, соответственно, свои. Это может создать определенные трудности для организаций, подготавливающих документы к сдаче в архив. И это еще один повод обратиться к профессионалам.

Осуществление приема и передачи в архив

Если вы не готовы тратить время и силы своих сотрудников, отвлекая их от своих прямых обязанностей, на подготовку к приему документов в архив, обращение в нашу компанию станет лучшим выходом из положения. Мы имеем большой опыт работы в своей области и можем гарантировать вам: прием документов в архив организации будет осуществлен в кратчайшие сроки и по всем правилам, с учетом требований принимающей стороны. Обращайтесь!

В результате экономической деятельности организации у нее собирается большое число документов, отражающих проведенные сделки, подписанные контракты, сданные отчеты и т.д. Одних только документов бухгалтерской отчетности и кадрового отдела собираются огромные стопки.

Отбор документов для передачи на хранение

Чтобы они не занимали место, организация должна передать документы на хранение в архив.

отклики на HH.ru не смотрят

Отбираются документы, оцениваются и передаются в архив в соответствии с правилами работы того архива, в который будут передаваться документы, а также с соблюдением указов Росархива.

Предоставление в архив подлинников документов

По правилам передачи документов на хранение в архив организация должна предоставить только подлинники этих бумаг. Только в редких случаях разрешается сдача заверенной копии.

Этапы передачи документов на архивное хранение

Перед тем, как документ попадет в архив, он должен пройти следующие этапы:

• Экспертизу ценности документов, в которую включается, как практическая, так научная значимость передаваемой информации в архив. Для того, чтобы провести эту процедуру, нужно составить экспертную комиссию. Обычно это группа сотрудников организации. Минимальное число человек комиссии равно трем субъектам. Как и у любой комиссии, эта группа имеет своего секретаря.
• Оформление документов при передачи документов в на хранение в архив происходит согласно правилам, которые выставляются главным архивом страны. Все документы должны иметь твердую обложку, пришитую очень прочными нитками. Каждый отдельный лист документа должен быть пронумерован простым карандашом. Номер ставится в правом верхнем углу. Сдаваемый документ в архив не должен иметь более пятидесяти страниц. Весь документ в обязательном порядке в самом конце отмечается заверительной надписью, которая содержит подпись составителя документа и количество страниц документа. Обложка документов должна иметь всю информацию об организации, которую требует ГОСТ 17914-72.
• Опись документов внутри организации. В нее попадают документы постоянного и временного хранения. Что касается дел, которые имеют характер временного хранения, а точнее менее 10 лет, то на них обычно составляется акт уничтожения. Они не передаются в архив. Остальные документы распределяются на личные дела, ценные документы, особо ценные документы и т.д.

Проверка документов архивными органами

После того, как документы прошли все три этапа оформления, они передаются в архив на хранение. Перед тем, как принять документы на хранение, архивные органы проверяют их на правильность оформления, но об этом будет сказано в отдельной статье.

Когда приходит время сдавать документы на архивное хранение , начинается суматоха и паника. Выясняется, что чего-то не хватает, что-то потерялось, что-то вообще давно пора было отправить на уничтожение.

Прежде чем сдать документы в архив — правильно оформите их

Если в вашей организации есть свой архив, то прежде чем отнести туда собранные документы, необходимо их еще и правильно оформить.

Столько головной боли сваливается на несчастного главного бухгалтера, что хочется оставить все как есть и хранить родную первичку на ее исконном месте. А именно – в бухгалтерии.

Как хранить бухгалтерские документы

Так поступать категорически не рекомендуется. Вообще, хранить текущие бухгалтерские документы следует исключительно в специально отведенном месте, желательно, закрытом на ключ. Но редкая бухгалтерия может похвастаться бесконечными шкафами, которые вмещают абсолютно всю бумажную жизнедеятельность организации. Рано или поздно все же придется освобождать бесценное место от устаревших бумаг.

В каких случаях актуальна сдача документов в архив

• Нет места внутри организации; хочется освободить помещение
• Происходит реорганизация; все документы передаются правопреемнику
• Сдача в ведомственный архив; происходит в среднем раз в 3-5 лет
• Сдача документов в архив при ликвидации организации:

Специалисты ООО "Архивный Сервис" оказывают услуги по всем видам сдачи в архив, включая согласование с принимающим архивом.

Как же грамотно организовать процесс сдачи бухгалтерских документов в архив?

Чтобы этот процесс не вызывал ассоциаций со стихийным бедствием, следует его четко систематизировать.

Пошаговый план действий сдачи бухгалтерских документов в архив:

Шаг 1. Сортировка и оценка

Сначала стоит определить, какие документы отдаются на долгосрочное хранение, а какие – на временное. Для этого проводится экспертиза ценности документов. К примеру, сроки хранения первичной документации составляют не менее пяти лет, документация по списанию безнадежной дебиторской задолженности – свыше пяти лет, так как служит доказательством уменьшения налоговой базы для исчисления налога на прибыль.

Такого рода нюансы следует учитывать, так как они порой значительно облегчают жизнь бухгалтеру.

Шаг 2.

Вакансия в архиве, а звонка так и нет

Далее из документов необходимо сформировать дела. Оформляются дела в соответствии с требованиями ГОСТ. Для это нужно их сложить в аккуратные стопки, пронумеровать листы и сброшюровать в твердую обложку.

На обложке необходимо указать номер дела, тематический архивный индекс, название организации и период, к которому относятся документы. Составляется заверительная надпись с печатью организации и подписью ответственных сотрудников.

Шаг 3. Передача в архив

Документы принимаются в архив в соответствии с общей описью, которая составляется для дел, передающихся на хранение. Сотрудник архива сверяет данные в описи и на обложках дел, проверяет правильность оформления и в конечном итоге расписывается о принятии дел в архив.

Вот и все. Следование этому несложному плану избавит главного бухгалтера от лишних проблем, а организованное таким образом правильное хранение документов спасет организацию от штрафов.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.

смотрите также:

Оперативное хранение документов

Систематизация кадровых документов

Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов