Факсимиле в договоре как прописать

Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.

Лилия Хакимова,
руководитель отдела юридических услуг
аутсорсингового подразделения
группы BDO

Сноски:
1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП
2 п. 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009
5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297
6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н
7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042
8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010
9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
10 п. 1 ст. 80 НК РФ
11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)
12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
13 п. 6 ст. 169 НК РФ
14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др.
15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010
16 пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной подписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий» 1 .

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон 2 .

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств 3 .

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным 4 .

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя 5 . Согласно законодательству о бухгалтерском учете 6 первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия 7 . Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них 8 судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут проходить в качестве доказательств по делу.

Читайте также:  Периодичность уборки подъездов мкд

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется 9 .

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи 10 . Однако действие закона об электронной подписи 11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле 12 .

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности) 13 . Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету 14 .

Еще недавно судебная практика по поводу вычета НДС на основании таких счетов фактур была неоднозначна, но содержала и положительные для бизнеса решения. Например, некоторые суды отмечали, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов фактур, и не запрещают ставить подпись руководителя с помощью штампа-фак¬симиле. Факсимильная подпись — это способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах не говорит о нарушении требований статьи 169 Налогового кодекса. И если использование факсимиле на документах (в т. ч. на счетах-фактурах) было предус¬мотрено соглашением сторон, то налоговый вычет по такому счету-фактуре правомерен 15 .

Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Войти

факсимильная подпись

Раз уж затронул тему факсимильной подписи в записи про ИП Игранову, то наверное имеет смысл раскрыть тему "Когда можно, когда нельзя ставить факсимильную подпись".

Всё прописано в законе.

Гражданский кодекс чётко прописывает случаи, когда допускается использование изображения подписи:

Статья 160. Письменная форма сделки.
1. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.
.
2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Статья 162. Последствия несоблюдения простой письменной формы сделки

Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише) на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, заключения или прекращения.

Стоит отметить, что и ряд специальных законов и нормативов так же требуют наличия оригинальной подписи уполномоченного лица — от Закона "О бухгалтерском учёте" до Закона "Об оценочной деятельности".
Различные Министерства выражаются предельно ясно: факсимиле на фискальных документах и доверенностях — не допустимы. Ссылки: Письмо МНС России от 01.04.2004 г. № 18-0-9/000042 «Об использовании факсимиле подписи» и Письмо Минфина РФ от 26.10.2005 г. № 03-01-10/8-404.
Высший Арбитражный суд тоже высказывался о допустимости применения факсимиле: Определение от 13.02.2009г. № ВАС-16068/08.

Читайте также:  Начальник не отпускает за свой счет

Собственно, по теоретической части всё.
Вроде всё предельно ясно, чётко и категорично: использовать факсимиле можно лишь при письменном соглашении сторон.

Теперь к практической части.

Для начала вернемся к договорам ИП Играновой. Мадам "подписывает" договора цессии с потерпевшими путём проставления факсимильной подписи. Но в договоре-соглашении такой возможности не прописано. Стало быть, сделка потерпевшего с ИП Играновой недействительна и он имеет полное право предъявлять претензии непосредственно страховщику.

А вот сейчас будет самое интересное и уже не только для потерпевших в ДТП и обращающихся в Росгосстрах, а натыкающихся на ИП Игранову, а для большинства обычных рядовых страхователей:
Достаём свои полисики ОСАГО и смотрим в правый нижний угол. Что видим? В большинстве случаев — факсимиле. Допускает ли закон или иной правовой акт использования факсимиле при оформлении полиса ОСАГО? Нет.
Есть ли соглашение о допустимости применения факсимиле? Нет.
Сделка заключена надлежащим образом? Нет.
Сделка действительна? Нет.

Мысль "ээээээ!" можно отвергать сразу — страховщику от обязанностей по исполнению договора не отвертеться. Страховщик не может отвертеться даже если полис был украден. Даже если украден и заявлен украденным до его подписания. Не буду утруждаться аргументацией этого тезиса, просто поверьте. Вся судебная практика (и наша в том числе, исков 5-7 было по поводу украденных полисов) говорит, что если полис выдан, то уже всё равно как выдан, где и когда и кем был взят и подписан — всё, страховщик должен платить.

А вот страхователь вполне может заявить через какое-то время (например, через год+день), что сделка совершена не была и стало быть уплаченные за неё деньги надо бы вернуть.
Ну, конечно, если в течение действия договора не было страховых случаев.

Это же относится и ко множеству договоров страхования Каско, на которых также стоят факсимильки вместо оригинальных подписей. Конечно же все правила страхования наизусть я не помню, но вроде бы только один раз в текстах правил я натыкался на пункт, допускающий использование факсимиле. У Интача есть (была?) такая оговорка:

2.13. При подписании Договора страхования допускается факсимильное воспроизведение подписи представителя Страховщика и печати Страховщика с помощью средств механического или иного копирования

Я попрошу помощницу на днях проштудировать правила других страховщиков и сделаю обзор — у кого есть аналогичная оговорка, у кого нет.

То есть страховщики, руководители которых или леняться подписывать миллионы полисов или разводят у себя паранойю с доверенностями и не дают тысячам своих сотрудников подписывать тысячи доверенностей — ставят себя в весьма уязвленное положение. А именно — деньги за заключённый при помощи факсимиле договор страхователь может спокойно вернуть.
На заре эры ОСАГО было еще иначе. Я лично в декабре 2003 — январе 2004, т.е. когда настало время Х и без полисов ОСАГО стало нельзя ездить, подписал около 15 тысяч полисов.
Нынче же на фоне всеобщего бардака в ОСАГО, на такую мелочь как недопустимость факсимиле на полисе, даже уже никто и внимания то не обращает.

Итак. Что можно сделать в связи с этим? Можно по окончании "действия" такого полиса, если не было никаких страховых случаев, написать заявление о признании сделки недействительной и о возврате уплаченных денег. Конечно будет отказ. Тогда — в суд. Написать пару бумажек и пару раз сходить в суд — это займёт суммарно меньше половины рабочего дня. Много кто за пол-дня зарабатывает 3-4 тысячи рублей? Вот. А копейка, как известно, рубль бережёт.
Лайхфак по этому действию сделаю чуть позже. Выложу вместе с реестром страховщиков, у кого в правилах не прописана возможность использования факсимиле. Оставайтесь у ваших экранов, не переключайтесь.

Читайте также:  Возмещение страховых выплат при дтп

В общем-то пока что всё.
Спасибо за внимание.

И в качестве эпилога.
Слово "факсимиле" произошло не от сочетания слов факс и миля 🙂
Это латинское выражение "fac simile", транслитерованное и вошедшее не только в обиход, но даже и в законы. Переводится fac simile как «сделай подобное».

Во многих компаниях в процессе заключения договоров возникает вопрос о юридической силе договора, подписанного со стороны контрагента с помощью факсимиле подписи. Ответ Вы можете узнать в данной статье.

Требования к форме договора устанавливаются Гражданским кодексом РФ. Сделки между коммерческими организациями должны быть совершены в письменной форме (чаще всего составляется единый документ) и подписаны уполномоченными на это лицами. Часть 2 статьи 160 ГК РФ гласит: Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон .

Поскольку действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает случаи и порядок использования факсимильного воспроизведения подписи при совершении гражданско-правовых сделок, это может быть предусмотрено только соглашением сторон. Данная позиция была высказана налоговой службой еще в 2004 году (Письмо МНС от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042@), и, поскольку изменений в законодательстве до сих пор не последовало, остается верной.

Соглашение об использовании факсимильного воспроизведения подписи может быть оформлено как отдельный документ (договор, соглашение), либо быть включено в текст основного договора. При этом данное соглашение само по себе тоже является договором в гражданско-правовом смысле и, следовательно, должно быть облечено в «обычную» письменную форму, в том числе должно быть подписано «живой» подписью уполномоченного лица. Таким образом, ответ на вопрос, заключен ли договор, включающий условие об использовании факсимиле и подписанный с помощью факсимиле, однозначен: нет, не заключен.

Указанная позиция поддерживается в большинстве судебных решений, однако в судебной практике можно встретить прецеденты, отражающие противоположную позицию.

Кроме того, само по себе несоблюдение формы сделки (а подписание договора с помощью факсимиле при отсутствии соглашения об использовании факсимиле является несоблюдением формы) не влечет недействительности договора, а влечет запрет приводить свидетельские показания в подтверждение заключенности договора. Иными словами, в случае судебного спора необходимо будет доказывать факт заключения договора всеми возможными средствами, кроме свидетельских показаний. К примеру, в Постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 16.07.2014 по делу N А82-14385/2013 указано, что само по себе отсутствие собственноручной подписи директора в договоре не является основанием для вывода об отсутствии между сторонами договорных отношений. Сделать вывод о заключенности договора суду позволило наличие электронной переписки между сторонами.

Тем не менее, шанс того, что договор, подписанный факсимиле, при отсутствии соглашения сторон об этом, будет признан действительным, не очень велик. Поэтому если при подписании договора с контрагентом все же не удалось соблюсти порядок, описанный выше, необходимо принимать во внимание все связанные с этим риски. При должном оспаривании со стороны контрагента доказать действительность договора будет проблематично.

В силу наличия указанных рисков также востребован вопрос о том, как должно выглядеть соглашение об использовании факсимиле. Условие об использовании факсимиле может быть сформулировано следующим образом.
Стороны пришли к соглашению о том, что при подписании договоров, актов, иных документов допускается использование подписи факсимиле (средств факсимильного воспроизведения подписи), которая приравнивается к собственноручной подписи подписавшего документ лица.

Кроме этого, можно добавить пункт примерно следующего содержания с образцами факсимильных подписей:

Сторона (например, Покупатель) гарантирует, что приведенные ниже образцы подписей факсимиле соответствуют собственноручным подписям, указать образцы подписей.

© Анастасия Масалова , 2015

статья актуальна на 27 июля 2015

of your page —>

Ссылка на основную публикацию
Курс ЦБ
$  77.25
 91.92
Биржевой курс
$  75.62
 90.53
Популярные статьи
Продажа алкоголя в пятерочке время
Помните 90-е годы со вседозволенностью и свободой во всем? Спиртные...
Задачи по налогам с решением по ндс
Практическая работа 5. Решение задач по расчету НДС. Вопросы для...
Причины поломки факса для списания
Такое современное устройство, как факс – это практически неотъемлемая часть...
Займ на карту
close slider

Adblock detector