Электронный документооборот в суде

Пленум Верховного Суда РФ принял Постановление «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» .

В документе предложен четкий понятийный аппарат: даны определения таким понятиям, как «обращение в суд», «документ в электронном виде», «электронный образ документа», «электронный документ», «система автоматизации судопроизводства», а также разъяснены отличия разных типов электронной подписи и другие термины. В нем содержатся разъяснения о порядке подачи в суды документов и получении судебных извещений в электронном виде, а также о подготовке и рассмотрении дела с использованием таких документов. Кроме того, ВС РФ описал, как именно исполняются электронные судебные акты и то, в каком порядке осуществляется их направление.

Ранее партнер Адвокатского бюро «Бартолиус» Сергей Гревцов также отмечал, что после принятия документ будет активно применяться юристами: «Разъяснения выходят за рамки электронного документооборота и затрагивают в том числе такие важные вопросы, как сроки обращения в суд, судебные извещения и надлежащая форма судебного акта» .

А старший юрист Maxima Legal Максим Али сообщил, что в целом документ можно считать обзорным, так как он во многом повторяет и обобщает нормы процессуального законодательства, закрепленные в разных кодексах. Эксперт, тем не менее, отметил, что постановление может оказаться полезным для юристов, занятых в сфере разрешения споров, так как содержит в том числе такие разъяснения, которые прямо не следуют из закона.

Напомним, проект постановления рассматривался 19 декабря, и по итогам обсуждения был отправлен на доработку, после которой в него внесли ряд правок.

В частности, в п. 5 добавлено разъяснение о том, что обращение в суд может быть подано также и в виде электронного образа документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью подающего его участника уголовного судопроизводства. При отсутствии у него усиленной квалифицированной электронной подписи обращение в суд может быть подано на бумажном носителе.

Из п. 13 исключено положение о том, что при исчислении срока для решения вопроса о принятии обращения в суд к производству, срока рассмотрения и разрешения дела необходимо учитывать, что днем поступления такого обращения является день направления обратившемуся в суд лицу уведомления о получении поданных в электронном виде документов.

Также из п. 14 убрано положение о том, что в случаях, предусмотренных ч. 2.1 и 7 ст. 113 ГПК РФ, ч. 1 и 6 ст. 121 АПК РФ, ч. 7–9 ст. 96 КАС РФ, лица, участвующие в деле, самостоятельно предпринимают меры для ознакомления с информацией о времени и месте судебного заседания или совершения отдельного процессуального действия и несут риск наступления неблагоприятных последствий в результате непринятия ими таких мер после размещения данной информации судом на его официальном сайте в интернете.

Пункт 19 дополнился информацией о том, что согласие на извещение по электронной почте может быть выражено, в частности, посредством указания ее адреса в тексте обращения в суд.

По этому поводу Сергей Гревцов отмечал, что подача документов в электронном виде сэкономит время на почтовую рассылку и судебное разбирательство. «Поскольку документы стороне по делу передаются оперативно, это исключает неприятную практику отложения первого заседания из-за несвоевременного получения копии административного иска лицом, обладающим государственными или иными публичными полномочиями», – пояснил эксперт.

До отправления документа на доработку п. 21 указывал, что проект мирового соглашения (проект соглашения о примирении) может быть представлен в суд в виде электронного документа, подписанного сторонами усиленной квалифицированной электронной подписью, либо в виде электронного образа документа, содержащего графические подписи сторон, заверенного простой электронной подписью одной из них. Теперь в него добавлено, что при этом вопрос об утверждении мирового соглашения рассматривается в судебном заседании (ч. 1 и 2 ст. 173 ГПК РФ, ч. 2 ст. 141 АПК РФ, ч. 4 ст. 137 КАС РФ).

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, развитие технологий позволило заменить бумажный документооборот на электронный. Данный стандарт включает состав реквизитов, требования к оформлению документов и бланков [2]. Если документ – «это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать», то электронный документ – это «документ, информация которого представлена в электронной форме», а электронный документооборот (ЭДО) – это «документооборот с использованием автоматизированной информационной системы» [1]. Электронным документом является информация, которая представляется в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, а также для передачи по сетям и обработки в информационных системах [4].

Документооборот современной организации, предприятия, учреждения формируется на основе синтеза как традиционных бумажных, так и компьютерных технологий. Подготовка и набор текста, редактирование, форматирование, сохранение на носитель, обработка и пересылка осуществляются в бумажном и в электронном виде с преобладанием второго. Отметим, что подготовка, форматирование, передача по сети и хранение в памяти компьютера электронных документов не возможны без владения навыками работы со сложными современными техническими средствами. Уникальность ЭДО проявляется в приравнивании документа, подписанного электронной цифровой подписью документу, зафиксированному на бумажном носителе, то есть является ему равнозначным [5].

Быстрое развитие информационно-компьютерных технологий отразилось и на работе судов, на основе их регулирования нормами гражданского и административного судопроизводства. По мнению многих ученых и практиков, постепенное внедрение и развитие электронного документооборота и электронного правосудия ставит задачу перед судами повысить эффективность отправления правосудия, прежде всего в судах общей юрисдикции.

Технологическая цепочка движения и обработки электронных документов в судах в общем виде включает несколько этапов. Прежде всего, это прием поступающих в суд документов, который осуществляется централизованно сотрудниками канцелярии. Что касается факсимильных сообщений или электронных писем, то их прием может быть организован децентрализовано. Автоматизированная форма регистрации документов осуществляется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается, как правило, на сервер локальной сети. Поступающие в суд документы подлежат обязательной регистрации и вносятся в регистрационно-учетную карточку подсистемы «Судебное делопроизводство и статистика» ГАС «Правосудие» и сохраняются в базе данных.

Обращения в суд на бумажных носителях в данное время утрачивают своё актуальное значение. Такого рода документы могут быть поданы посредством специальной формы на сайте суда (ч. 1 ст. 144 ГПК РФ). Так Кодексом предусмотрена подача следующих документов: заявления об обеспечении иска; об обеспечении имущественных интересов; искового заявления, документов, прилагаемых к нему, ходатайств, встречного иска (ст. 92, 99, 125, 126, 131, 159, 132); иных видов заявлений (ст. 51, 52, 53, 193, 199, 204, 209, 214, 220, 224, 225, 229, 231, 237, 242); жалоб (ст. 260, 262, 277, 308).

Но всё же есть проблемы, которые препятствуют осуществлению ускоренной подачи таких документов в суды. Особенно это связывают, прежде всего, с наличием электронной подписи. Под электронной подписью следует понимать задокументированную информацию, присоединённую к подписываемому субъектом электронному документу, или каким-либо образом связанную с ним, позволяющую распознать лицо, которое подписало его [5]. Такая подпись создается сложным алгоритмом в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа.

Для подачи в суд электронного документа может использоваться не только простая электронная подпись, с применяющейся в ней учетной записью физического лица, но также усиленная квалифицированная электронная подпись [3]. КАС РФ устанавливает требования к виду электронной подписи, однако не уточняет конкретный вид такой подписи. Тем не менее, Закон № 149-ФЗ закрепляет возможность использования электронного документа и цифровой подписи в жизнедеятельности суда [4]. Эти два атрибута составляют основу для формирования электронного документооборота. Трудность доступа к электронному правосудию содержится в неявственном характере норм, определяющих возможности использования документов в безбумажном виде в гражданском процессе. Осуществление права на обращение в суд с документами в электронном виде зависит от оснащённостей техники суда.

Раздел «Подача процессуальных документов в электронном виде» присутствует на многих сайтах судов. Но, несмотря на это, суды с технической стороны пока не способны пользоваться электронными документами, так как их материально-техническое оснащение занимает такое положение, что возможность предоставления в суд электронного документа, его прочтения и установления достоверности в настоящий момент времени затруднена. Следует заметить, что данный раздел отсутствует на официальных сайтах судов в различных регионах страны, что предполагает невозможность исполнения права на обращение в мировой суд с документами в электронном виде.

Лица, участвующие в деле по их ходатайству, вправе получать копии судебных актов, извещения и другие материалы в виде электронных документов (за исключением документов, содержащих информацию с ограниченным доступом). Это предусмотрено ст. 45 КАС РФ. Однако на практике многое зависит от наличия и возможностей техники: размещение информации на официальном сайте суда в сети Интернет; использование систем видеоконференцсвязи для участия в судебном заседании лиц, задействованных в судебном процессе; высылка копии судебного постановления через сеть Интернет и др.

В гражданском процессе допущено извещение лиц, участвующих в деле, с помощью смс-сообщений. Статьей 113 ГПК РФ закреплено, что лица участвующие в деле, извещаются или вызываются в суд не только заказным письмом, судебной повесткой, телеграммой или телефонограммой, но и другими способами с использованием средств связи, обеспечивающих извещение и вручение адресату. В связи с тем, что часто суды не признавали смс-извещения надлежащими, Постановлением Пленума ВС РФ от 09.02.2012 № 3 судам разъяснено, что такой вид извещения допускается, но только в случае согласия на уведомление посредством смс, подтвержденного распиской. В результате суды получили четкие инструкции, как оповещать участников процесса о времени, дате и месте заседания.

В дальнейшем участники процесса должны самостоятельно принимать меры по получению информации о движении дела с использованием других средств связи. Со своей стороны суды выполняют обязанности по размещению информации на своих официальных сайтах.

На современном этапе не все суды могут себе позволить работать с электронными документами, в частности, из-за недостаточного уровня информатизации, а также неполного снабжения современными техническими средствами. В результате, деятельность этих судов затруднена.

Все вышеизложенное подчеркивает важность направления развития законодательства России и правоприменительной практики в вопросах правового регулирования отношений в области движения электронных документов и придания им юридической силы. Порядок организации электронного документооборота устанавливается судебным департаментом.

Бесспорно, развитие информационно-компьютерных технологий становится важнейшим направлением реформирования деятельности судов, так как ориентированы на повышение доступности судопроизводства, его оперативности, эффективности и открытости. Для аппарата судов внедрение электронного документооборота постепенно упростит и ускорит работу с документами. Использование средств связи сократит временные затраты на прием и регистрацию входящей документации, подготовку судебных актов, на оповещение лиц, участвующих в деле, и как следствие, способствует сокращению сроков рассмотрения дел. Но для преодоления трудностей на пути внедрения электронного документооборота в судебный процесс и другие сферы деятельности судов требуется некоторое время и усовершенствование материально-технической базы.

Правовое регулирование подачи процессуальных документов в электронном виде

В конце 2016 года судебный департамент при ВС РФ установил порядок подачи документов в суд в электронном виде, изложив его в 2 приказах (далее — Приказы):

• «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции…» от 27.12.2016 № 251;
• «Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды…» от 27.12.2016 № 252.

Действие разработанных законодателем процедур распространяется только на процессуальные документы. Руководствоваться ими при подаче непроцессуальных бумаг (писем, жалоб или предложений) нельзя.

Согласно пп. 2.3.5 Порядков, утв. Приказами (далее — Порядки) подлинность файлов, передаваемых в суд посредством телекоммуникационных каналов связи, должна быть заверена квалифицированной ЭЦП. Ею же, согласно п. 4 ст. 5 закона «Об электронной…» от 06.04.2011 № 63, является подпись, для создания которой использовались средства, соответствующие законодательно установленным требованиям. Сама подпись при этом представляет собой файл, прикрепляемый к документу и позволяющий идентифицировать личность ее владельца. Правом выдачи такой подписи обладают центры, получившие аккредитацию в Минкомсвязи РФ.

Сканированная копия процессуального документа называется электронным образом (пп. 2.2.1 Порядков). Документы, согласно пп. 2.3.5 Порядков, можно заверить не только квалифицированной, но и простой ЭЦП.

Требования к электронным документам

Положениями пп. 2.2.1 и 2.3.1 Порядков установлен ряд требований к файлам, прикрепляемым к обращению. Их соблюдение является обязательным условием для успешной работы с обращением и принятия его к производству.

К электронному образу предъявляются следующие требования:

1. Сканированная копия должна быть того же размера, что и оригинал.
2. Цвет изображения — черно-белый/серый.
3. Все реквизиты сканированного объекта, а также подписи и печати должны быть различимы.
4. Формат файла — PDF.
5. Предельный размер образа — 30 Мб.
6. Имя файла должно соответствовать его содержанию (т. е. объект с названием типа «jhgdsh56.jpg» будет отклонен).
7. Если в исходном документе есть рисунки или иные графические элементы, цвет которых может иметь значение в ходе рассмотрения заявления, он должен быть отсканирован в цвете.

Для электронного документа (т. е. созданного на компьютере) требования для успешного прохождения проверки следующие:

1. Он должен быть создан на компьютере или ином электронном устройстве с использованием специализированного программного обеспечения.
2. Формат файла, содержащего обращение, — PDF.
3. Предельный размер файла — 30 Мб.
4. Название файла должно соответствовать его содержанию.
5. К заявке должен быть прикреплен отдельный файл с отсоединенной ЭЦП.
6. ЭЦП должна принадлежать лицу, которым составлен документ.

Как подать документы в суд в электронном виде в рамках арбитражного судопроизводства

Чтобы направить обращение в арбитраж, потребуется воспользоваться возможностями системы «Мой арбитр», расположенной по адресу https://my.arbitr.ru/.

В открывшемся окне нужно найти раздел «Заявления и жалобы» и выбрать в нем подходящий вид обращения:

• иск;
• апелляционная, кассационная или надзорная жалоба;
• заявление с просьбой о пересмотре дела по причине возникновения вновь открывшихся обстоятельств.

После этого на экране появится окно с предложением о прохождении идентификации пользователя через портал «Госуслуги». Авторизовавшись в системе, пользователь сможет составить обращение, используя специальную онлайн-форму. В ней потребуется указать:

• наименование компании или Ф. И. О. заявителя;
• адрес места регистрации/проживания;
• ИНН, ОГРН и пр.

К обращению прикрепляется электронное заявление в суд, а также дополнительные приложения, подтверждающие обоснованность требований заявителя. Чтобы передать готовое обращение на рассмотрение в суд, необходимо нажать кнопку «Отправить». О том, как получить электронную цифровую подпись юрлицу, можно прочитать в соответствующей статье на нашем сайте.

Электронный документооборот в судах общей юрисдикции

Чтобы обратиться с заявлением в суд общей юрисдикции, необходимо воспользоваться возможностями ГАС «Правосудие», расположенной по адресу https://ej.sudrf.ru/. На открывшейся странице потребуется:

1. Нажать кнопку «Подать обращение».
2. Авторизоваться на портале одним из следующих способов:

• Используя учетную запись, созданную в ЕСИА. Чтобы стать ее обладателем, можно обратиться с паспортом в ближайший МФЦ или заказать на портале «Госуслуги» (https://www.gosuslugi.ru/) письмо, содержащее код подтверждения.
• Используя ключ электронной подписи, записанный на физический носитель.

1. Выбрать вид обращения.
2. Заполнить предложенную форму, указав в ней:

• способ обращения (лично или через представителя);
• категорию заявителя (физическое/юридическое лицо или ИП);
• суд, в который направляется обращение;
• суть заявления (можно изложить онлайн, используя текстовый редактор браузера, или прикрепить к обращению уже готовый документ);
• приложения к обращению (скан-копии существующих бумажных документов или их электронные версии);
• сведения об уплате госпошлины (документ прикрепляется к обращению с помощью соответствующей кнопки).

1. Нажать кнопку «Сформировать заявление».
2. Затем «Отправить заявление».

После того как обращение будет рассмотрено, заявителю придет уведомление о принятии дела к производству либо его возврате. Причиной возврата может стать нарушение правил подачи документов в суд в электронном виде (неверно оформленное заявление, неполный пакет документов, неправильное удостоверение их подлинности и пр.).

Итак, электронная подача документов в суд позволяет юридическим и физическим лицам передавать исковые заявления и сопутствующие им приложения, используя возможности телекоммуникационных каналов связи. Обратиться в суд можно через ГАС «Правосудие» и сервис «Мой арбитр». Документы, передаваемые на рассмотрение, должны быть подписаны ЭЦП заявителя. От вида документа зависят требования, предъявляемые к этой подписи: образ существующего бумажного документа можно подписать простой цифровой подписью, электронный же документ, созданный с помощью компьютера, придется заверить усиленной квалифицированной.