Содержание
Компании могут использовать электронные счета-фактуры:
- при взаимном согласии (отраженном в договоре или в регламенте оператора электронного документооборота);
- и наличии у сторон технических средств для работы с такими документами.
При этом, чтобы счета-фактуры в электронном виде имели юридическую силу (и их можно было представить для зачета НДС или в судебном ведомстве), они должны быть подписаны электронной подписью и переданы через оператора электронного документооборота. Последнее условие обусловлено тем, что электронный счет-фактура должен сопровождаться специальными служебными документами (подтверждениями и извещениями). Эти документы создаются оператором в установленных форматах (утвержденных Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@) при отправке и получении электронного счета-фактуры и фиксируют факт и дату выставления или получения счета-фактуры, хранятся с электронным документом и вместе с ним представляются в налоговую. Для отправки одного счета-фактуры продавец и покупатель должны подписать:
- один счет-фактуру;
- два подтверждения оператора;
- одно извещение о получении счета-фактуры;
- три извещения о получении подтверждения оператора.
Подробная схема документооборота счетами-фактурами через Диадок:
Оператор гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя, своевременное получение всех технологических документов, независимое подтверждение сроков в налоговой, суде, спорах с контрагентами.
Несмотря на большое количество служебных документов и кажущуюся сложность обмена счетами-фактурами, обмениваться ими через Диадок не сложнее, чем электронными письмами: система спроектирована таким образом, что реализация всех требований порядка скрыта «внутри».
Компании могут требовать от своих операторов электронного документооборота роуминговый обмен счетами-фактурами. Для этого фирмы должны дать согласие своим операторам на предоставление сведений другому оператору электронного документооборота.
Уже пять лет компании имеют возможность выставлять и получать счета-фактуры в электронной форме (приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н (утратил силу)). Такой счет-фактура является полноценным документом наравне с бумажным вариантом.
Обмениваться счетами-фактурами в электронной форме компании вправе по взаимному согласию и при наличии технических возможностей для приема и обработки документов. Передача счетов-фактур осуществляется через оператора электронного документооборота, который фиксирует факт направления документов, дату и время получения и хранит подтверждение совершившегося факта документооборота. Виртуальный счет-фактура содержит те же реквизиты и данные, что и бумажная версия, и он также должен быть подписан руководителем или доверенным лицом. Только в данном случае подпись будет электронной.
Что мешало внедрению электронного документооборота счетов-фактур
В век информационных технологий бизнесу проще сделать подключение к электронному документообороту, чем содержать более затратный способ в виде бумажного. С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, упрощается поиск необходимых документов, меньше трудозатрат. Однако не все фирмы готовы довериться электронному документообороту. Несмотря на то что электронный документооборот между компаниями и государственными структурами уже существовал и до введения в него счетов-фактур, вопрос по его совершенствованию и внедрению в промышленных масштабах оставался открытым.
Компании на встречах с представителями государственных органов власти часто озвучивали недовольство недоработками системы и проблемами законодательного регулирования электронного документооборота.
Алексей Пауков, генеральный директор компании "Электронный Экспресс" (УЦ ГАРАНТ):
На наш взгляд, как доверенного оператора ЭДО, "роуминговая реформа", проведенная ФНС России, является стратегически полезной. В среднесрочной перспективе потребность в роуминге возрастет. Это произойдёт тогда, когда использование электронных счетов-фактур станет обычной практикой для любого, даже самого малого, предприятия.
Сегодня использование электронных счетов-фактур востребовано, главным образом, у крупных заказчиков, которые генерируют большие массивы похожих документов на небольшие суммы. Такие заказчики считают экономический эффект от перехода на ЭДО достаточно существенным, чтобы приложить усилия и организовать систему ЭДО для взиамодействия со своими контрагентами. Фактически это означает, что условия обмена документами во многом определяет заказчик-организатор системы ЭДО, он же и вовлекает в систему ЭДО своих многочисленных "контрагентов ближнего круга". Массовый же спрос на роуминг со стороны малого бизнеса остается делом будущего. Тем не менее, готовясь к его наступлению, "Электронный экспресс" провел необходимые технические испытания и подтвердил свою готовность к роумингу электронных счетов-фактур.
Как роуминговое взаимодействие происходит на практике. Присоединение к системе ЭДО происходит путем принятия условий организатора или оператора системы ЭДО. Свое согласие пользователь выражает, как правило, в режиме онлайн. Для придания согласию в онлайне статуса договора клиент использует сертификат ключа проверки электронной подписи. После присоединения пользователя к системе ЭДО оператор системы направляет сведения о нем как об участнике ЭДО в налоговую в соответствии с требованиями Порядка, установленного Приказом Минфина №174-н. Впоследствии пользователь подтверждает готовность к роуминговому взаимодействию с определенным оператором, происходит обмен «приглашениями к ЭДО». Оператор системы ЭДО хранит согласие на роуминг, как и регистрационные данные пользователя, подписанные электронной подписью на случай, если в будущем возникнет спорная ситуация. Сам процесс обмена документами с пользователем другого оператора ЭДО внешне не отличается от передачи документа внутри одной системы ЭДО. Согласно действующей технологии роуминга, разработанной Ассоциацией РОСЭУ, оператор определит оптимальный маршрут доставки документа. По мере движения документа формируется комплект подписанных электронной подписью квитанций-подтверждений, свидетельствующих о прохождении каждого этапа ЭДО. Таким образом, операторы совместно обеспечивают прозрачность документооборота для пользователя до его завершения.
Решение вопроса роуминга, на наш взгляд, является необходимым, но не достаточным условием активизации перехода бизнеса на электронные счета-фактуры. Нужно решать вопрос системно: "сверху" создавать мотивацию для рынка, развивать нормативно-правовую базу. "Изнутри", как практики, мы сейчас ощущаем интерес к решениям по интеграции ЭДО счетов-фактур с учетными системами. При организованной взаимосвязи работать бухгалтеру удобнее. Нам даже пришлось реализовать целый ряд интеграционных модулей с различными версиями и платформами учетных систем. Такой комплексный подход к решению вопросов бухгалтера позволяет проводить внедрение ЭДО счетов-фактур в организации дружелюбно и эффективно.
В частности, отмечали недостаточное количество реализованных форматов документов, отсутствие легкого и понятного взаимодействия с контрагентом при направлении документов, слабую информированность бизнеса, отсутствие законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы. Все эти проблемы привели к тому, что бизнес не спешит отказываться полностью от традиционного делопроизводства, а значит, развитие системы электронного документооборота двигается медленнее, чем ожидалось.
На основании предложений бизнеса Федеральная налоговая служба издала приказы, утверждающие новые форматы электронных документов. Их можно применять в хозяйственной деятельности, а также они будут приняты в налоговых инспекциях в случае необходимости их представления. Ведь основную проблему и задержку развития электронного документооборота составляет сложность представления контролерам документов, форматы которых еще не утверждены.
Так, ФНС России разработаны следующие форматы первичных учетных документов (распоряжение ФНС России от 30.06.2014 № 99@):
- формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
- формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
- формат счета-фактуры и формат представления документа о передаче (сдаче) товаров (работ, услуг, имущественных прав), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме (приказ ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@).
Роуминг электронного документооборота
Помимо увеличения числа формализованных документов важным фактором интеграции электронного документооборота является сервисная доступность и системная поддержка. Цель состоит в том, чтобы компании, отправляя документы своим контрагентам по телекоммуникационным каналам связи, не думали, к каким операторам электронного документооборота (ОЭДО) они подключены, могут ли операторы состыковаться, какие проблемы могут возникнуть при отсылке документов и т.д. Поэтому сейчас операторы налаживают процессы подключения и готовы к роуминговым соглашениям со всеми операторами.
Роуминг — технология обмена юридически значимыми электронными документами между операторами электронного документооборота.
Раньше у компаний возникали проблемы с наладкой и ведением электронного документооборота, если контрагент использовал услуги другого оператора связи. Для отладки взаимодействия между операторами необходимо проведение ряда технологических и юридических процедур. Это связано с некоторыми отличиями в технологии формирования контейнеров, содержащих документы, у каждого оператора, а также отсутствием нормативных требований по обеспечению взаимодействия между операторами.
Изменения в порядке обмена электронными счетами-фактурами
ФНС России и Минфин России принялись за решение проблемы с отсутствием роуминга. Для этого были внесены изменения в порядок обмена электронными счетами-фактурами.
Так, в Налоговом кодексе появилась норма, которая обязывает оператора электронного документооборота обеспечить взаимодействие продавца и покупателя при выставлении и получении счетов-фактур (при необходимости через оператора, заключившего сделку с другой стороной). Чтобы участвовать в электронном документообороте, продавцу (покупателю) нужно подать оператору заявление, в котором теперь также следует указывать сведения о согласии (несогласии) на предоставление сведений другому оператору электронного документооборота (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). Таким образом, компании получили законное право требовать от операторов оказания услуги роуминга надлежащего качества и в полном объеме.
Со своей стороны, сотрудники ФНС России выпустили приказ, который должен повысить доверие к деятельности операторов электронного документооборота. Для этого при обмене счетами-фактурами в электронной форме и для обеспечения гарантий налогоплательщиков была организована сеть доверенных операторов электронного документооборота (ДОЭД). Главная задача доверенных операторов электронного документооборота — обеспечить возможность круглосуточного и бесперебойного осуществления юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи, защитить от фальсификации электронных счетов-фактур.
С 1 июля 2016 года для включения в сеть доверенных операторов электронного документооборота операторы обязаны предоставить в том числе и подтверждение возможности оказания услуг роуминга (приказы ФНС России от 04.04.2016 № ММВ-7-6/176@, от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@).
Доверенный оператор электронного документооборота, не выполняющий указанные функции, в том числе услуги роуминга, может быть исключен из сети ДОЭД.
Роуминговое соглашение подтверждает, что бизнес-сообщество заинтересовано в расширении границ электронного документооборота. Сами операторы готовы выходить на новый уровень конкуренции. Также государственные службы активно способствуют развитию и промышленному использованию электронного документооборота.
Роуминг электронного документооборота 
О том, как будет осуществляться электронный обмен счетами-фактурами на практике, рассказывает Григорий Поваров, заместитель генерального директора СКБ Контур — компании-разработчика веб-сервисов для электронного документооборота.
Еще недавно российское законодательство не признавало юридическую значимость счетов-фактур, созданных в электронном виде. Между тем в Европе электронные счета-фактуры в ходу уже более десяти лет. И вот настало время «Ч» и для нас. В конце июля 2010 года Президент РФ подписал Федеральный закон от 27.07.2010 №229-ФЗ, который предусматривает возможность выставления счетов-фактур в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки.
 |
| Григорий Поваров, заместитель генерального директора компании СКБ Контур |
– Григорий, как для пользователя будет выглядеть новый процесс обмена электронными счетами-фактурами?
– Компания-оператор предоставляет организации, желающей обмениваться электронными счетами-фактурами, специальное программное обеспечение. После этого пользователь может либо формировать счет-фактуру прямо в сервисе (заполнять необходимые поля), либо загружать в него файлы счетов-фактур из бухгалтерской системы предприятия. Далее ему нужно просто нажать «Отправить», и счет-фактура подпишется электронной цифровой подписью (ЭЦП) и будет передана нужному получателю (у которого стоит аналогичная программа по обмену электронными документами). Организация-получатель, в свою очередь, примет все счета-фактуры, которые были отправлены в ее адрес, выполнится проверка ЭЦП, и счет-фактуру можно будет увидеть в виде привычной печатной формы или скачать в виде файла, который потом загрузить в бухгалтерскую систему предприятия (и принеобходимости распечатать).
– То есть для того, чтобы обмениваться электронными счетами-фактурами, достаточно компьютера, Интернета и электронной цифровой подписи?
– Совершенно верно. В очень многих бухгалтериях сегодня все это уже есть, ведь 56% организаций уже представляют свою отчетность в ФНС в электронном виде. Если у вас нет электронной цифровой подписи, нужно просто обратиться к одному из операторов электронного документооборота (например, к тому, через которого вы отправляете налоговую отчетность), и он вам ее выдаст.
– Какие компании смогут воспользоваться новым порядком?
– Любые, которые этого захотят. Обмен электронными документами происходит гораздо быстрее, чем бумажными. Это означает, что ваш бизнес начинает работать более стремительно, обращение денежных средств происходит быстрее. Использование электронных документов еще и на порядок дешевле, чем применение бумажных аналогов.Ведь бумажный документооборот скрывает в себе очень много издержек: расходы на услуги почты или курьера, выделение площадей для архива, временные затраты сотрудников на ввод данных в
бухгалтерскую систему, на последующее исправление допущенных ошибок, на все эти «Я Вас просила в прошлом месяце прислать счет-фактуру, но почта ее, видимо, потеряла. Пришлите, пожалуйста, еще раз!».
Принуждений к электронному обмену счетами-фактурами не будет. Использовать их или не использовать — это решение самой компании. Но нужно понимать следующий момент. Если ваш партнер начал применять электронные счета-фактуры, то он довольно быстропоймет все преимущества электронного документооборота. Соответственно, если ваше предприятие готово работать только с бумажными документами, а конкурент в этом вопросе более продвинут, то в какой-то момент партнер может предпочесть вам вашего конкурента. Ведь с ним вести бизнес гораздо быстрее, и затраты при этом меньше.
– Будет ли какой-то переходный период: например, часть счетов-фактур какое-то время можно будет выставлять на бумаге, часть — в электронном виде?
– Организация не стоит перед выбором «или-или». С частью контрагентов она будет обмениваться электронными счетами-фактурами, с частью — бумажными. И сосуществование бумажных и электронных документов в одной организации будет продолжаться еще очень долго.
Электронный обмен документами с контролиру ющими органами
– А сверки, требования, акты также будут высылаться налоговой инспекции в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)?
– Да, это так. В Налоговый кодекс внесены существенные изменения, которые делают возможным перевести все отношения между налоговым органом и налогоплательщиком в электронный вид. Впрочем, акт сверки из налоговой уже давно можно получить в электронном виде.
– Тогда что будет считаться ТКС? Электронное письмо по e-mail с электронной цифровой подписью тоже подойдет? А сама инспекция сможет выслать тот же акт на «электронку» компании?
– В изменениях в Налоговом кодексе говорится, что порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде должно будет утвердить Министерство финансов. Именно там будут сформулированы требования к обмену электронными счетами-фактурами. По моему мнению, такой обмен должен идти через специальные уполномоченные организации — операторов электронного документооборота. Последние будут обеспечивать совместимость программного обеспечения всех участников, а также оказывать техническую поддержку. Налогоплательщику нужно будет просто обратиться к своему оператору, который настроит процесс отправки и получения электронных счетов-фактур, причем как у данного клиента, так и у его контрагентов.
Взаимодействие налогоплательщиков и налоговых инспекций уже налажено через специализированных операторов связи, и оно довольно эффективно работает на протяжении 8 лет. Сейчас это взаимодействие просто будет немного расширено: к возможности отправки деклараций, получения акта сверки добавится несколько новых видов документооборота. Налогоплательщик через Интернет сможет сообщить в инспекцию об открытии/закрытии счета в банке и передать заявление о постановке на учет по месту нахождения обособленного подразделения, налоговый орган сможет в электронном виде отправить налогоплательщику требование об уплате налога и требование о представлении документов.
Что такое Диадок?
– У СКБ Контур есть сервис электронного документооборота Диадок. Что вы можете рассказать о нем бухгалтерам?
– Диадок (www.diadoc.ru) – это система электронного юридически значимого документооборота. Уже сейчас через эту систему можно отправлять в электронном виде договоры, акты, накладные и другие бухгалтерские и внутренние документы предприятий. После утверждения Министерством финансов всех подзаконных актов в Диадоке появятся и электронные счета-фактуры. На данный момент в Диадоке зарегистрировано 350 000 организаций, как больших (например, Metro Cash&Carry и Kraft Foods), так и малых. И мы хотим, чтобы все абоненты системы «Контур-Экстерн» (а это самая крупная по количеству абонентов в России система электронной отчетности в ФНС, ПФР, Росстат и ФСС) были также пользователями Диадока. Кстати, до конца 2010 года подключиться и работать в Диадоке можно совершенно бесплатно.
Все вопросы, касающиеся Диадока, бухгалтеры могут задать по телефону: 8-800-333-1-007 (звонок бесплатный).
Электронное здравоохранение
Один их клиентов Диадока — Управление здравоохранения Администрации города Екатеринбурга. С августа 2010 г. 25 подведомственных лечебных учреждений стали отправлять в Управление бюджетную бухгалтерскую отчетность в электронном виде через Диадок.
«Оказалось все довольно просто: открываешь письмо и сохраняешь вложение в нужную папку на сетевом диске компьютера, — рассказывает Людмила Черных, сотрудница Управления здравоохранения. – Никакого дополнительного оборудования на компьютеры нам не устанавливали. Для доступа в Диадок достаточно уже существующей электронной цифровой подписи руководителя к системе «Контур-Экстерн», абонентами которой являются почти все наши больницы. Правда, в первый месяц некоторые бухгалтеры забывали присылать отчеты через Диадок. Но потом процедура «отправить через Диадок» у многих из нас стала совершаться на автомате».
В итоге за август в бухгалтерию Управления здравоохранения было отправлено 26 отчетов, за сентябрь — уже около 300. В годовую отчетность число документов превысит 500.
Почему Управление здравоохранения решилось на это? Людмила Черных называет следующую причину: «Нужно учиться работать с системами электронного документооборота. Все идет к тому, что количество бумажных документов будет резко сокращаться. Смотрите, сегодня в электронном виде уже есть отчетность в налоговую, в Пенсионный фонд, ФСС, заявки на оплату расходов в казначейство и т д. С ноября 2010 г. бюджетные организации Екатеринбурга стали обмениваться через Интернет бухгалтерскими документами с некоторыми поставщиками коммунальных услуг. А когда Минфин утвердит электронный формат счетов-фактур, поток электронных документов станет еще больше». Во многих бюджетных учреждениях отчеты в бумажном виде отправляются в головное предприятие с курьером или по почте, а когда подразделения разбросаны территориально, например по области, то процесс получения и обработки отчетности может затянуться на недели. Если же отчет был с ошибкой, то уходит еще уйма времени на доставку исправленного бумажного варианта. Отправка переделанного документа через Диадок занимает всего несколько секунд.
