Вопрос-ответ по теме
Вопрос
Сотрудник просит заверить копию его диплома о высшем образовании. Может ли кадровик это сделать?
Ответ
Если место требования- это не Ваша организация, то приведенные в вопросе личные документы работника (диплом) Вы заверять не имеете права.
Уполномоченный представитель работодателя вправе заверять копии документов в следующих случаях:
1. Если это исходящие от работодателя документы (копии приказов, должностных инструкций и пр.)
2. Если документы предоставляются для комплектования личного дела работника или по Вашему требованию, например, для предоставления налоговых вычетов. В этом случае с предоставленного работником оригинала копию снимает представитель работодателя и удостоверяет ее.
3. Если это документ иной организации, но оригинал хранится у Вас, а от организации, от которой исходит документ, его получить затруднительно (например справка о заработке и уплаченных страховых взносов за 2 года, если предыдущий работодатель ликвидирован, а оригинал справки предоставлен Вам при приеме на работу).
4. Если речь идет о заверении копии трудовой книжки, хранящейся у работодателя.
На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Оригинал диплома Вы не храните, он не относится к документам, исходящим от Вас, заверение не связано с предоставлением документа Вашей организации. Т.е. ни под одну из приведенных выше ситуаций, когда работодатель мог бы заверить копию диплома, Ваша ситуация не подходит.
Если работник просит заверить копии приведенных в вопросе документов (диплома) для предоставления в иную организацию, то сотрудник отдела кадров (уполномоченный представитель работодателя) не имеет права заверят такие документы. В этом случае работник вправе обратиться к нотариусу для заверения копий его личных документов, либо заверить копии с них по месту требования, предоставив оригиналы.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Указ Президиума Верховного Совета СССР, Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X
О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан
Президиум Верховного Совета СССР
постановляет:
1. Установить, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.
В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица с печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
2. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.
3. Абзац не применяется на территории Российской Федерации с 1 января 2004 года — Федеральный закон от 8 декабря 2003 года № 169-ФЗ. — См. предыдущую редакцию.
Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
4. Заявления о выдаче копий документов и свидетельствование верности копий документов рассматриваются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968 г., № 17, ст.144; 1980 г., № 11, ст.192).
5. Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в порядке, установленном настоящим Указом.
6. Признать утратившим силу постановление ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 года "Об упорядочении засвидетельствования копии с документа, касающегося личных прав и интересов гражданина" (СЗ СССР, 1937 г., № 37, ст.149).
Председатель Президиума
Верховного Совета СССР
Ю.Андропов
Секретарь Президиума
Верховного Совета СССР
Т.Ментешашвили
С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,
Экспертный ответ
Уважаемые коллеги! На данный вопрос пока нет экспертного ответа.
Вы работаете специалистом по охране труда? Или хорошо разбираетесь в вопросах по охране труда?
Тогда Вы можете стать экспертом на данном проекте. Отвечайте на вопросы и Вы не только смоежете помочь коллегам, но и получить вознаграждение за каждый квалифицированный ответ.
Вознаграждение выплачивается каждый четверг, минимальная выплата 300 рублей. Дать экспертный ответ
Комментарии к вопросу: 41
Уважаемые коллеги, если нет экспертного ответа, Вы так же сможете найти ответ на вопрос в комментариях
Вопрос: Работник представил копию диплома о высшем профессиональном образовании, заверенную печатью по предыдущему месту работы. Из объяснений работника следует, что он потерял диплом, а копию попросил выдать из своего личного дела по предыдущему месту работы. Является ли эта копия действительной и достаточно ли ее, если работник поступает на должность, требующую наличие высшего профессионального образования?
Ответ: Согласно ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса РФ при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний. Возможности представления копии такого документа ни ТК РФ, ни иные акты трудового законодательства не предусматривают. Копия диплома о высшем профессиональном образовании при отсутствии оригинала не рассматривается законодательством об образовании в качестве документа, подтверждающего наличие необходимого профессионального образования.
В случае утери или порчи документа об образовании, об аттестации на право занятия определенными видами деятельности оформляется дубликат. Правила выдачи дубликата документа государственного образца о соответствующем уровне образования и (или) квалификации установлены:
— Инструкцией о выдаче документов государственного образца о соответствующем уровне образования и (или) квалификации и академической справки (справки об обучении в образовательном учреждении) (утв. Приказом Минобразования России от 22.05.2000 N 1509);
— Инструкцией о порядке получения, учета, хранения, заполнения бланков дипломов, свидетельств, выписок итоговых оценок успеваемости к ним и выдачи документов государственного образца об уровне образования и квалификации выпускникам образовательных учреждений начального профессионального образования (утв. Приказом Минобразования России от 25.12.2000 N 3832);
— Инструкцией о порядке введения, заполнения и выдачи государственных документов о среднем профессиональном образовании (утв. Постановлением Госкомвуза России от 10.04.1996 N 6 (с изм. от 19.05.2003));
— Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов (утв. Приказом Минобрнауки России от 10.03.2005 N 65);
— Инструкцией о порядке заполнения государственных документов о повышении квалификации и профессиональной переподготовке специалистов (утв. Приказом Госкомвуза России от 19.04.1996 N 708);
— Приказом Минобразования России от 15.10.1999 N 568 "Об утверждении образца государственного документа о послевузовском профессиональном образовании" (с изм. от 14.05.2001).
В соответствии с указанными нормативными правовыми актами выдаются не только дубликаты диплома об образовании, но и дубликаты диплома о неполном высшем и среднем профессиональном образовании.
Для получения дубликата документа об образовании лицо, утратившее документ, подает письменное заявление в учреждение, выдавшее документ, с изложением обстоятельств утраты документа и по возможности с приобщением документов, подтверждающих утрату. Поскольку дубликаты выдаются на фамилию, имя, отчество, на которые был выдан подлинник документа, то при подаче заявления предъявляется паспорт, а если фамилия, имя или отчество менялись — документы, подтверждающие такие изменения.
Решение о выдаче дубликата принимается в том случае, если в архиве образовательного учреждения есть сведения о результатах промежуточных аттестационных испытаний и протоколов государственных аттестационных (экзаменационных) комиссий. Если такие сведения не сохранились, то выдача дубликатов осуществляется на основании документов и в порядке, указанных в перечисленных выше нормативных правовых актах.
Срок выдачи дубликатов при условии, что учреждение образования не реорганизовано, не ликвидировано и что все необходимые документы сохранены в архивах, составляет от 3 дней до 1 месяца. Если же присутствуют перечисленные условия (учреждение образования реорганизовано или ликвидировано, в архиве учреждения не сохранились основные документы, на основании которых оформляются дубликаты), время на оформление дубликата увеличивается.
Если работодатель остро нуждается в специалисте и представивший копию диплома работник максимально отвечает требованиям работодателя, то он может оформить прием на работу на основании представленной копии с условием получения и представления в указанные сроки дубликата диплома о высшем профессиональном образовании. Работника следует предупредить, что в том случае, если будет установлено, что он представил поддельный документ, то трудовой договор с ним будет расторгнут по основанию, предусмотренному п. 11 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ, — в связи с предоставлением подложных документов при заключении трудового договора; если будет установлено, что работник имеет необходимое профессиональное образование, копия диплома верна, однако работник не предпринял никаких действий по получению дубликата утраченного диплома, то трудовой договор с ним может быть прекращен по основанию, предусмотренному п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, — в связи с нарушением установленных ТК РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (ст. 84 ТК РФ).
Представленную работником копию диплома нужно приобщить к материалам личного дела. Ее нежелательно изымать из личного дела и после представления работником полученного им дубликата диплома, снятия с него копии и помещения ее в личное дело.
Л.В.Щур-Труханович
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
28.02.2007
