Что является подтверждением оплаты

Образец квитанции об оплате услуг

• название документа – КВИТАНЦИЯ, номер и серия;
• название организации и ее организационно-правовая форма, для ИП – ФИО;
• юридический адрес;
• ИНН;
• описание услуг или работ;
• стоимость;
• уточнение способа оплаты: наличный или безналичный;
• дата;
• ФИО работника, должность, подпись, печать;
• ФИО заказчика, подпись;
• при необходимости другие реквизиты, например телефон и адрес заказчика.

Если в организации отсутствует касса, то заказчику выдается договор-счет на оплату услуг в банке с последующим получением подтверждающего чека об оплате. Выдача же квитанции не представляется возможной, потому что юридические услуги не включены в классификатор и не упоминаются в НК РФ для плательщиков единого налога с вмененного дохода.

Первичная документация

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале, каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако, при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций, можно заключить один общий договор.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Последнее покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Чем подтвердить оплату услуг предпринимателя

Для целей налога на прибыль подтверждающие расходы до­кумен­ты должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). С 1 июля 2014 г. ИП, которые ведут в соответствии с налоговым законодательством учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые до­кумен­ты (приходные и расходные кассовые ордера) могут не оформлять (п. 4.1 Порядка ведения кассовых операций).

Подотчетное лицо, которому были выданы из кассы деньги на приобретение услуг, обязано отчитаться по ним. Для этого нужно предъявить в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, авансовый отчет с подтверждающими до­кумен­тами (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, которым определен Порядок ведения кассовых операций).

Подтвердить расходы можно и при отсутствии кассового чека

В соответствии с п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ организации и ИП, являющиеся плательщиками ЕНВД для отдельных видов деятельности, не подпадающие под действие п. 2 и п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу)).

Таким образом, плательщики УСН могут принять к учету расходы только в том случае, если данный вид расхода предусмотрен ст. 346.16 НК РФ, а также эти расходы являются экономически обоснованными, направленными на получение дохода и документально подтвержденными.

Бланк квитанции об оплате услуг

При ведении деятельности, предпринимателям приходится осуществлять расчеты с клиентами – то есть принимать деньги за проданные товары, оказанные услуги или выполненные работы. По общему правилу при осуществлении расчетов должна применяться контрольно-кассовая техника, однако в ряде случаев ее разрешено не использовать. При оказании услуг выдается документ, приравненный к кассовому чеку – бланк строгой отчетности (квитанция на оплату услуг). На бланках строгой отчетности оформляются не только квитанции, но и многие иные документы: проездные, билеты, абонементы, туристические путевки и т.п.

Бланки строгой отчетности при оказании услуг населению изготавливаются в типографии или с использованием автоматизированных систем. Изготовленный в типографии, бланк должен содержать сведения о том, кто его изготовил (краткое наименование, ИНН, адрес, место нахождения компании, номер заказа и год его выполнения, тираж, которым были напечатаны бланки), если иное не предусматривается нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.

Документ об оплате услуг

В соответствии с частью 2 статьи 861 Гражданского кодекса Российской Федерации расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом.

В связи с чем суд кассационной инстанции не может признать обоснованным вывод апелляционного суда о том, что само по себе внесение представителем денежных средств в кассу получателя не подтверждает получение этим представителем денежных средств из кассы ответчика и не является доказательством, подтверждающим несение спорных расходов именно ответчиком.

Какие документы необходимо предоставлять клиентам? №4 (129) 2013

Факт передачи товара подтверждается накладной. В ней указывается, кто передает товар и какой, в каком количестве, и кто его получает. Составление накладной в основном происходит по форме ТОРГ-12. Это самая распространенная форма в предпринимательской деятельности и она принимается для налогового и бухгалтерского учета как документ, подтверждающий перемещение товара от продавца покупателю. Если ваш покупатель – юридическое лицо, то вам необходимо выписать товарную накладную. А если ваш покупатель – физическое лицо, то вы можете выписать товарный чек (а будете ли вы выбивать кассовый чек или нет, зависит от того, к какому ”случаю” вы относитесь – читайте выше). Кроме того, товарный чек от накладной отличается всего лишь отсутствием строки ”покупатель”. Все остальные реквизиты в документе указываются – номер, дата, наименование продавца, что за товар и по какой стоимости передается.

– торговля на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (помещений и автотранспортных средств, в том числе прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;

Прием арендной платы наличными, документальное оформление

3. Для этого ИП должен издать распорядительный документ (то есть распечатать приказ, подписать его своей подписью и заверить печатью). Приказ определяет: лимит остатка денежных средств, место проведения кассовых операций, лицо уполномоченное вести кассовые операции. Если у вас нет кассира (а скорей всего это так), то функции кассира ИП возложите на себя самого. Мы также предлагаем включить в этот же документ утверждение формы БСО, определить упрощенный порядок оформления документов в связи с отсутствием бухгалтерского учета и отразить тот факт, что у вас как ИП нет бухгалтера. При желании все эти пункты можно оформить отдельными приказами.

Каждое получение наличных от вашего арендодателя должно быть оформлено БСО и приходным кассовым ордером. Заполняем БСО и подписываем его у Арендатора. Оригинал отдаем Арендатору, копию (именно поэтому полезно делать БСО на самокопирующейся бумаге) – себе. Также оформляем приходный кассовый ордер. Фактически в этом случае ИП принимает деньги в кассу у себя самого. Поэтому квитанцию можно не отрывать или же отделить и хранить отдельно от ордера.

Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ
2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис».
2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.
2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договору (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У).
2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ
3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:
1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);
2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);
3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).

Какие документы помогут подтвердить оказание услуг

Оказание некоторых видов услуг имеет материальное выражение. Если у компании-исполнителя есть материальный итог, это является доказательством услуги. Нужно подтвердить, что результат есть и что он возник вследствие действий компании-исполнителя. В данном случае суды опираются на п. 1. ст. 711 ГК РФ.

Помимо документов, которые возникли в ходе исполнения обязательств, можно использовать фотоотчеты. Например, исполнитель оказал услуги наружной рекламы, но сами объекты уже демонтировали. Исполнитель представил суду фотоотчет, это позволило подтвердить оказание услуги (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 мая 2011 г. по делу № А56-35281/2010).

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

На арендованной территории была выявлена незаконная рубка древесины. В ходе судебного разбирательства арендатор предоставил документ об оплате, по которому ущерб оплатил подрядчик. Вопрос: в обязательном ли порядке платежку нужно подкреплять соответствующим письмом, подтверждающим факт оплаты, и каким нормативно-правовым документом при этом руководствоваться?

Ответ

Доказательствами факта произведенной оплаты является платежное поручение с отметкой о списании средств со счета и банковская выписка. Эти документы при необходимости будут допустимыми , относимыми и достоверными доказательствами в суде ( постановления Президиума ВАС РФ № 2545/12 № А40−45687/11−91−196 , № 16083/11 № А32−28812/2010, ФАС МО № А40−84122/10−73−406Б).

При расчетах платежным поручением банк обязуется по поручению плательщика за счет средств , находящихся на его счете , перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом или в ином банке в срок , предусмотренный законом или устанавливаемый в соответствии с ним , если более короткий срок не предусмотрен договором банковского счета либо не определяется применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота ( п. 1 ст. 863 ГК РФ).

Помимо Гражданского и Налогового кодекса РФ этот вопрос регламентируется Положением о правилах осуществления перевода денежных средств , утвержденного Банком России 19 июня 2012 г. № 383-П и Федеральным законом № 161-ФЗ «О национальной платежной системе».

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах « Системы Юрист».

«По общему правилу расчеты , связанные с предпринимательской деятельностью , допускаются только в безналичной форме ( п. 2 ст. 861 ГК РФ). При соблюдении особых условий допускается рассчитываться наличными.

Расчеты платежными поручениями — это наиболее распространенная и удобная форма безналичных расчетов. Но в зависимости от обстоятельств более подходящей формой может оказаться аккредитив или расчеты по инкассо.

Под понятие расчетов платежными поручениями также подпадает перечисление средств на основании распоряжения физического лица без открытия банковского счета плательщику ( п. 5.1, 5.7 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств , утвержденного Банком России 19 июня 2012 г. № 383-П ( далее — Положение № 383-П)).

Если средства поступили на банковский счет , получателю бессмысленно утверждать , что этого не произошло. Плательщик всегда сможет предъявить платежное поручение с отметкой о списании средств со счета и банковскую выписку. Эти документы при необходимости будут допустимыми , относимыми и достоверными доказательствами в суде* ( постановления Президиума ВАС РФ от 24 июля 2012 г. № 2545/12 по делу № А40−45687/11−91−196, от 22 мая 2012 г. № 16083/11 по делу № А32−28812/2010, ФАС Московского округа от 20 августа 2012 г. по делу № А40−84122/10−73−406Б).

В какой срок происходит зачисление средств

Не позднее чем через четыре рабочих дня со дня , следующего за днем представления в банк платежного поручения , средства должны быть зачислены на счет получателя , если иные условия не предусмотрены договорами банковского счета , заключенными плательщиком и получателем со своими банками.

Этот срок включает в себя срок на проверку платежного поручения и списание средств. Банк должен обеспечить списание средств не позднее дня , следующего за днем поступления в банк платежного поручения , если иные сроки не предусмотрены договором банковского счета ( ст. 849 ГК РФ).

Максимальный срок перевода средств должен составлять не более трех рабочих дней начиная со дня списания денежных средств с банковского счета плательщика ( ч. 5 ст. 5 Федерального закона от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ„О национальной платежной системе“ ( далее — Закон о платежной системе)).

После поступления средств в банк получателя они должны быть зачислены на счет получателя не позднее следующего дня , если в договоре банковского счета не предусмотрен более короткий срок ( ст. 849 ГК РФ).

Таким образом , если плательщик подаст платежное поручение , например , в среду , то деньги поступят на счет получателя не позднее чем во вторник на следующей неделе.

Внимание! Датой оплаты по договору признается дата зачисления средств , если иное не предусмотрено в договоре с контрагентом.

Внимание! Даже если деньги не поступили по вине банка плательщика , санкции за просрочку оплаты взыщут с самого плательщика.

Есть ли риск того , что плательщик отзовет платежное поручение

Плательщик может отозвать платежное поручение до момента списания денежных средств с банковского счета плательщика* ( ч. 9 ст. 8, ч. 7 ст. 5 Закона о платежной системе , п. 2.14 Положения № 383-П). В свою очередь списание средств должно произойти не позднее дня , следующего за днем поступления в банк платежного поручения , если иные сроки не предусмотрены договором банковского счета ( ст. 849 ГК РФ).

После того как средства списаны со счета плательщика , банк не обязан возвращать платежное поручение. Если же средства уже зачислены на счет получателя , то списать их без распоряжения получателя можно , только если такой порядок предусмотрен договором , заключенным между получателем и банком ( п. 2 ст. 854 ГК РФ).

На практике правила платежных поручений прописаны во внутренних правилах банков и в договорах банковского счета. При этом закон устанавливает следующие правила.

Для отзыва плательщику достаточно подать в банк заявление в произвольной форме. В заявлении нужно указать необходимые реквизиты ( п. 2.14, 2.9.2 Положения № 383-П). Если заявление содержит все необходимые сведения и подано в срок , банк должен возвратить платежное поручение.

Отзыв платежного поручения , переданного в электронной форме , осуществляется в порядке , который утвержден внутренними правилами банка. Плательщик отменяет произведенную операцию по перечислению средств , если такие средства еще не списаны с банковского счета.

Такой порядок установлен пунктом 2.14 Положения № 383-П.

Транзакционная операция в банке или ФНС невозможна без документа подтверждения оплаты. Чек или выписка, а также справка об отсутствии задолженности — любой из этих документов является доказательством совершенного платежа. Но внешний квитанций вид в каждой организации может отличаться от признанного образца, как и требования при внесении средств.

Зачем требуется подтверждение оплаты?

При внесении денег за кредит или ежегодном погашении налога гражданам рекомендуется сохранять выданные оператором (или терминалом) чеки. Они являются доказательством совершения операции в случае возникновения спорных моментов.

Например, жильцу пришло уведомление о наличии задолженности в ФНС. Наличие документа на руках, выданного после транзакции, будет подтверждением оплаты налогов.

Отсутствие чеков значительно усложняет возможность доказать реальность совершения платежа. Несмотря на переход в режим электронной оплаты, в 50 % случаев государственные учреждения принимают к рассмотрению претензии только при наличии "бумажной" копии справок.

Что является подтверждением оплаты?

Согласно статье 861 Гражданского Кодекса РФ, в России существует 2 способа оплаты: с использованием реальных денег и безналичных. Расчеты между юридическими лицами на 100 % должны совершаться в безналичной форме. К физическим лицам законодательство РФ жестких требований не применяет.

В качестве подтверждения оплаты, согласно статье 220 Налогового кодекса РФ, допускается использовать:

• приходно-кассовый ордер;
• чек, товарный или кассовый;
• выписку;
• акт о передаче средств;
• иные справки, оформленные и заверенные надлежащим образом.

Доказательство совершения транзакции в банке

Финансовые учреждения, выдающие займы, обязывают клиентов своевременно вносить средства на счет кредитора. Задержки ведут к начислению пеней и неустоек.

В редких случаях, например, при техническом сбое в системе, платеж может задержаться или не поступить. Чтобы избавить себя от необходимости повторно вносить средства, плательщик должен доказать факт пополнения счета.

Подтверждением оплаты в "Сбербанке" и других кредитных учреждениях может быть ордер, чек или выписка со счета.

Приходно-кассовый ордер выдается оператором при внесении на личный счет клиента денежных средств. В нем обязательно указывается ФИО вносителя, дата совершения операции и сумма, счет, наименование финансовой организации. Внизу ордера проставляются подписи участников операции: клиента, менеджера и кассира, и, если предусмотрено, печать банка.

Выписка представляет собой список банковских операций по счету клиента. В ней отображается 1 или несколько транзакций за указанный промежуток времени (например, текущий месяц), ФИО владельца, наименование и номер счета организации, дата составления выписки и данные уполномоченного лица. Допускается распечатка электронного документа при совершении оплаты в удаленных каналах обслуживания (УКО): онлайн-банкинге, терминалах, мобильной версии сайта.

Чек выдается при погашении задолженности на счет юридического лица. В нем прописываются (частично или полностью) реквизиты получателя средств, наименование компании, данные о плательщике, сумма, дата и назначение. Чек, распечатанный после операции в УКО, также является подтверждением оплаты счета.

Получение дубликата при утере документа

Банком предусмотрено восстановление чеков клиента в случае их отсутствия для подтверждения оплаты счета. Если операция совершалась самим плательщиком в терминалах или онлайн-банке, сотрудник может распечатать повторно выписку со счета или выдать копию чека.

При утере бумажных документов срок восстановления может достигать 30 дней. Для ускорения поиска транзакции клиент должен знать дату, приблизительное время, сумму платежа и реквизиты получателя. Отсутствие информации может послужить отказом в предоставлении повторного документа.

Платежи, совершенные более полугода назад, как правило, заказываются через архив банка. Срок предоставления услуги — от 3 суток. За восстановление некоторых справок может взиматься комиссия.

Как доказать оплату налогов?

Платежи в ФНС являются обязанностью каждого гражданина РФ. Ежегодно россияне погашают задолженность за землю, имущество, автомобиль. Отсутствие подтверждения оплаты не только влечет начисление штрафов в виде пеней, но и может послужить причиной запрета на выезд за границу.

Федеральная налоговая служба является государственным органом и по закону обязана принимать следующие виды документов в качестве доказательства оплаты:

1. Кассовый чек.
2. Выписку со счета с подписью и печатью уполномоченного лица.
3. Приходный ордер.
4. Иной документ, подтверждающий факт внесения средств.

В качестве другой справки выдается чек или бланк по форме финансового учреждения, в котором подтверждается погашение задолженности налогоплательщика.

Может ли финансовая организация отказать в выдаче чека?

Оплачивая счета в банке, ФНС или других организациях, клиент обязательно должен требовать подтверждающий документ. Выдача чеков является доказательством успешной операции.

Отказом в выдаче документа об оплате может быть желание вносителя получить несколько копий одновременно. Согласно НК РФ, финансовые учреждения уполномочены выдавать только оригиналы справок. Выдача дубликата возможна только после письменного заявления плательщика об утрате первичного документа.

Менеджеры компании вправе отказать в получении справки за третьих лиц без наличия подтвержденных полномочий представителя, например, нотариальной доверенности, в которой прописано разрешение на выдачу документов на имя вносителя.

Подтверждение оплаты не выдается в случае незавершенной операции или ее отмены в процессе выполнения. Некоторые виды транзакций, совершенные в каналах удаленного обслуживания, не дают возможности повторно распечатать чек. Например, перевод средств со счета пластиковой карточки с использованием услуги СМС-информирования. Клиенту приходит код подтверждения оплаты на телефон, он вводит данные, деньги уходят на счет отправителя. Доказательством совершения платежа в таком случае является не чек, а СМС об отправке и проведении транзакции, или выписка со счета банковской карточки.

Как доказать оплату услуг в судебных органах?

При подаче искового заявления или жалобы в Роспотребнадзор плательщик должен предоставить доказательства совершения операции. Судебным органам требуется документально подтвержденный факт транзакции с указанием ФИО гражданина, реквизитов, даты и суммы платежа.

Если операция совершалась в офисе финансовой организации, рекомендуется представить оригинал чека или ордера. Дополнительно в банке могут выдать справку подтверждения транзакции с печатью отделения и подписью уполномоченного лица.

При оплате онлайн рекомендуется распечатать чеки и заверить документы в офисе по месту ведения счета. Несмотря на наличие электронной печати на бланке, в 15 % случаев органы правопорядка отказывают принимать справки без штампа организации и подписей работников фирмы.

Сколько рекомендуется хранить документы об оплате?

В банках и других финансовых организациях ордера клиентов находятся в архиве в течение 5 лет. Жилищно-коммунальные хозяйства имеют право потребовать от абонентов доказательства внесения средств на лицевой счет в течение 3 лет со дня совершения операции. По законодательству, срок хранения подтверждающих оплату документов составляет 5 лет с момента получения.

Преимуществом оплаты онлайн является возможность распечатать чеки в течение 10 и более лет с момента транзакции. Если клиенту не удалось самостоятельно найти документ, он может обратиться в финансовую организацию для запроса. Документы сроком более 3 лет выдаются из архива.

Не все операции допускается распечатать по истечении 6 месяцев и более. При отсутствии технической возможности или обновлении базы финансовые учреждения могут отказать в выдаче справки.