Письмо о смене ответственного лица

Содержание

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Как написать информационное письмо

Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.

В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:

  • письмо-сообщение (извещение, уведомление) – о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.;
  • письмо-заявление – о каких-то намерениях адресанта;
  • письмо-подтверждение – о получении товара, денежных средств, документов;
  • письмо-напоминание – о выполнении обязательств;
  • рекламно-информационное письмо – реклама продукции, услуг; сюда также относится информационное письмо о компании.

Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора

Исх. № 201112-1
от «20» ноября 2012 г.
Директору ООО «Имидж»
А.В. Сухаревой

О смене директора

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/B от 20.11.2012 г. С 23.11.2012 г. директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.

Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.

С уважением,
Директор ООО «Мишель»
Литвинова Т. В. Литвинова

Образец информационного письма о выставке

Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке «Город моими глазами» и подтвердить ваше согласие на участие в течение 5-ти дней.

  1. Выставка состоится 09 февраля 2012 года с 9.00 до 19.00 на Гоголевском бульваре в здании «Фотоцентра» Союза журналистов России.
  2. Минимальный размер изображения по короткой стороне — 20см (напр. отпечаток 20х30), максимальный по длинной стороне – 45см (напр. отпечаток 30х45).
  3. Фотографии будут размещаться на стендах, на ватмане.
  4. Каждый участник выставки может разместить до 10 работ. Просьба сообщать о количестве фотографий заранее.
  5. Определиться в количестве и формате фотографий и выслать нам на электронный адрес exhibition@mail.ru для предварительного ознакомления их мини-изображения (preview 800х600 точек) с названием и фамилией автора вам необходимо до 01 февраля.
  6. Готовые и утвержденные работы можно будет принести 07 февраля.
Читайте также:  Нужен ли психиатр для детского сада

C уважением, оргкомитет

Приложение. Сведения о фотовыставке (жюри, партнеры).

Письмо клиенту о смене менеджера подразумевает свободную форму изложения. Однако здесь могут возникнуть некоторые затруднения. Ведь есть риск того, что клиент не захочет далее сотрудничать с организацией из-за свершившихся изменений. Деловая переписка в вежливой форме способна поставить в известность нужных лиц в нужный момент. Такая политика организации не является обязательной, но окупается сторицей.

Согласно существующему законодательству организация не обязана отдельно уведомлять клиента о том, что с ним будет работать другой менеджер. Однако деловая этика этого требует, так как здесь затрагиваются непосредственные интересы клиента, а значит – выгода для компании.

Поэтому успешные организации поддерживают теснейшую связь со своими клиентами, сообщая им о малейших изменениях условий. И к ним относится смена персонала, непосредственно с ними взаимодействующего.

Варианты отправителя

Формулировка письма будет зависеть от того, от чьего имени оно посылается. Есть три варианта развития событий, все они являются приемлемыми с точки зрения деловой переписки. Более того, возможно отправление одного, двух и даже всех трех вариантов одному и тому же клиенту. Письмо клиенту о смене менеджера может быть отправлено от:

  • Руководителя организации, коммерческого директора либо другого начальника, покидающего место работы менеджера. Этот вид письма на практике посылается крупным заказчикам, которые обеспечивают львиную долю прибыли компании. Для массовой рассылки мало применима такая форма взаимодействия, хотя и не исключена.
  • Уходящим с места менеджера сотрудником. Это самый желательный вариант, так как здесь будет чувствоваться преемственность между работниками одной организации. То есть у клиента не будет соблазна перейти куда-либо вместе с увольняющимся менеджером. Сотрудник в письме может отметить приятные моменты сотрудничества, сделать рекомендацию своему преемнику, описать его в выгодном свете.
  • Письмо нового менеджера. Не самый удачный вариант, но на практике самый распространенный. Ведь не все сотрудники могут похвастаться дружескими отношениями с бывшими начальниками. Вновь устроившийся менеджер заявляет каждому из клиентов о том, что он пришел на это место. При этом у него есть шанс оставить о себе положительное впечатление, мотивировать к продолжению сотрудничества.

В прилагающемся образце и бланке текст письма ориентирован на первый вариант. В нем упомянут как уходящий, так и проходящий менеджер. Можно подстроить этот текст «под себя». Главное – соблюсти общий стиль вежливости и лаконичности деловой переписки.

Содержание

Основные моменты, которые нуждаются в освещении посредством подобных писем, – это:

  • ФИО бывшего менеджера.
  • ФИО нового менеджера, все его необходимые для взаимодействия контакты. Это принципиально важный момент, без него теряется смысл самой бумаги.
  • ФИО клиента, обращение к нему лично. Даже если взаимодействуют две организации, все равно письмо должно быть направлено к конкретному человеку. И обратиться к нему лучше по имени и отчеству. Допустима приставка «уважаемый».
  • Когда происходит смена менеджера. Клиент должен точно знать, в какой момент времени он может обратиться к одному, а в какой — ко второму. В идеале перерывов во взаимодействии быть не должно.
  • Схема дальнейшего сотрудничества. Возможно, это будет звонок нового менеджера. Если это будет удобно, то клиент при возникающих вопросах позвонит сам. Этот нюанс будет зависеть от политики конкретной компании.
  • Заключение. Это может быть выражение признательности за сотрудничество, демонстрация готовности к дальнейшему взаимодействию. Для краткости обращения возможно эту часть письма вообще урезать.
Читайте также:  Больничный после операции на легком

Завершается все подписью руководителя организации. И обязательно – телефоном, электронной почтой и другими способами связи с новым контактным лицом.

Главный смысл этого послания – не потерять «наработанного» прежним менеджером клиента. Организация для своего же блага стремится обеспечить своим клиентам максимально комфортные условия, в том числе – в сфере информирования о происходящих переменах.

Электронный или бумажный вид

Большинство современных предпринимателей уже давно переключились на электронную деловую переписку. Она гораздо удобнее бумажных вариантов, однако в ней есть один незначительный недостаток: при возможных судебных разбирательствах доказать факт существования того или иного диалога бывает сложнее.

К сведению! Пересылкой документов в бумажном виде сейчас пользуются налоговики и другие «тяжелые» государственные машины, а вместе с ними вынужденно и бухгалтерии многих организаций. И у компаний уже может быть налажен механизм регистрации всех подобного рода документов в журнале исходящей корреспонденции. Кроме того, они могут похвастаться оперативностью доставки информации в таком виде.

Только в этом случае создание бумажного информационного письма будет уместным. При других обстоятельствах удобнее будет отослать письмо по электронной почте. Важно при этом поставить при рассылке скрытую копию, иначе базы поставленных в известность о смене менеджера клиентов могут легко перекочевать к конкурентам.

Где регистрируется

Если в компании принята эта система, то письму присваивается номер, ставится дата. Эти данные вносятся в журнал регистрации исходящей документации. В нем же ставится подпись ответственного за доставку.

Есть компании, которые используют систему электронного документооборота. В этом случае письмо сканируется и этот электронный документ занимает свое место в общей базе, а бумажный вариант помещается в дело на оперативное хранение.

Есть также вариант развития событий, когда скан-копия с резолюцией руководителя направляется исполнителю, а оригинал остается у секретаря (делопроизводителя, заместителя директора либо другого ответственного за исходящую корреспонденцию сотрудника) и подшивается в дело для дальнейшего хранения. Деловая переписка этого рода сохраняется 5 лет с момента подписания.

Уведомление о смене директора — образец его вы можете скачать на нашем сайте — может составляться в разных форматах. Изучим специфику данного документа подробнее.

Кого нужно уведомлять о смене генерального директора

Уведомление о смене директора в установленном порядке направляется новым директором или учредителями фирмы (конкретный отправитель устанавливается законом или договором):

Читайте также:  Как вернуть деньги с exist на карту

2. С учетом условий действующих договоров:

  • контрагентам (наряду с допсоглашением об изменении этих договоров);
  • банкам-кредиторам, а также банку, в котором открыт расчетный счет (уведомление в таких случаях дополняется свежей выпиской из ЕГРЮЛ, карточкой с образцом подписи нового директора).
  • контрагентам, с которыми соглашений об обязательном уведомлении при смене директора не подписано;
  • сотрудникам.

Рассмотрим каждый из случаев подробнее.

Какие отправлять документы в налоговую при смене директора ООО

Обязательное уведомление в ФНС при смене главы фирмы составляется по форме Р14001. При этом заполняются и предоставляются следующие ее элементы:

  • титульный лист;
  • 1-я страница листа К (с данными прежнего директора);
  • 1-я и 2-я страницы еще одного листа К (с данными нового директора);
  • все страницы листа Р.

Документ Р14001 нужно сдать в ФНС в течение 3 дней после:

  • подписания учредителем (собранием собственников) решения или протокола о назначении нового директора;
  • наступления срока начала полномочий нового директора в соответствии с решением или протоколом.

Заполняет и предоставляет форму Р14001 новый руководитель, который утвержден учредителями либо собранием собственников. Данная форма обязательно заверяется нотариально.

Допсоглашение при смене директора: нюансы

В договорах между хозсубъектами может присутствовать условие, по которому каждая из сторон договора при смене руководства заключает с контрагентом дополнительное соглашение к действующему контракту.

В данное соглашение включается формулировка о том, что стороны договорились изменить преамбулу договора (именно в ней обычно указываются сведения о руководителях фирм, заключающих договор). Приводится точная выписка формулировки из прежней преамбулы, а затем — указывается новая, которую стороны договариваются считать правильной.

Скачать образец дополнительного соглашения при смене руководителя фирмы, заключившей подобный договор, вы можете здесь:

Письмо контрагенту о смене директора: нюансы

В договорах между хозсубъектами может также прописываться условие, по которому каждая из сторон при смене директора информирует другую. При этом в контракте может присутствовать и желаемая форма уведомления. Кроме того, могут оговариваться способы уведомления контрагента — по почте, факсу, электронным каналам коммуникации.

Загрузить образец такого письма вы также можете по ссылке ниже:

Если подобных условий в договорах нет, вы можете уведомить контрагента о смене руководства по своей инициативе. В этом случае правомерно задействовать любую удобную форму документа, а также формат его предоставления партнеру.

Итоги

Организация, у которой сменился директор, должна обязательно проинформировать об этом ФНС — по форме Р14001. Также может потребоваться направить уведомления о смене директора (и иные сопутствующие документы) в банки и контрагентам.

Узнать больше об особенностях процедуры смены директора организации вы можете в статьях:

Ссылка на основную публикацию
Займ на карту
close slider

Adblock detector