Приказ о приеме передачи документов

Необходимость передачи дел между специалистами возникает часто, но данная процедура упоминается в локальной документации предприятий лишь изредка.

Этот вопрос не отражается должным образом и в нормативных правовых актах, направленных на регулирование трудовых отношений.

А в этой области проблемные моменты, которые возникают из-за неверного оформления приема-передачи дел, на сегодняшний момент не теряют своей актуальности.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Дела передают из-за:

• непрерывности рабочего процесса;
• надлежащие выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.

Необходимость передачи дел возникает во время отпуска, длительной командировки, болезни и увольнением работника.

Как передаются дела?

Довольно редко осуществляется полноценная передача дел.

Инициатором данной процедуры выступает руководитель отдела или принимающая сторона (новый работник).

На практике встречаются случаи конфликтного расторжения договора, в связи с этим, увольняющийся специалист отказывается передавать дела.

В такой ситуации необходимо зафиксировать при помощи акта приема-передачи данный факт. Работник, принятый на вакантную должность, во избежание ответственности за чужие огрехи составляет в одностороннем порядке опись принятой документации.

Принимать дела преемником до выхода на работу рискованно, претендент на должность может не выйти на работу.

Осуществить передачу правильнее в день увольнения.

Ответственные специалисты разбивают этот процесс на этапы, осуществляют заранее, в течение нескольких дней.

Дела лучше передать не новому сотруднику, а начальнику отдела.

При увольнении главного бухгалтера правильнее осуществить передачу главе предприятия, ведь он отвечает за правильное ведение бухгалтерского учета.

Нужно ли составлять распоряжение?

Работодателем требуется передача дел и материальных ценностей другому специалисту, если это предусмотрено в их должностных инструкциях.

Должности, для которых требуется данная процедура:

• директор;
• главный бухгалтер;
• кадровый специалист — порядок приема-передачи дел кадровика;
• материально-ответственный сотрудник (кассир, заведующий).

Если сотрудник выполняет функции с высоким уровнем ответственности, его увольнение всегда сопровождается процедурой приема-передачи дел.

На уровне законодательства не разработаны нормативно-правовые акты, регулирующие процесс расторжения трудовых отношений. Иногда пункт об обязанности передачи дел записывается в трудовой контракт.

При уходе главного бухгалтера

Перед увольнением главному бухгалтеру необходимо выполнить передачу дел в соответствии с алгоритмом:

• составление приказа с обозначением сроков и конкретных действий бухгалтера и лица, принимающего дела;
• осуществление инвентаризации;
• встреча бухгалтера с преемником;
• составление акта передачи с подробным списком дел.

Успешное проведение инвентаризации позволяет приступать к следующему этапу передачи.

Если же выявлены недочеты, ошибки, то бухгалтеру необходимо привести дела в надлежащий вид.

Приказ о передаче дел главного бухгалтера состоит из нескольких блоков:

• регламентный: название предприятия, заголовок документа, его номер и дата, подпись директора организации;
• индивидуально-персонифицированный: фамилии и инициалы принимающей и передающей стороны, их должности;
• дополнительный (перечисление дел, сопутствующих передаче): срок передачи дел, осуществление актов сверок, инвентаризации, оформление запросов и описей документации.

Ознакомительную подпись ставит на приказе главный бухгалтер.

Скачать пример приказа о передаче дел и документов при увольнении главного бухгалтера – word.

О передаче материальных ценностей и инвентаризации при расторжении договора с МОЛ

В приказе должны присутствовать все необходимые блоки, аналогичные при увольнении бухгалтера. В дополнительной части прописывается факт приема-передачи товарно-материальных ценностей, составляется необходимый акт.

В приказе расписываются все сотрудники, упомянутые в нем.

Приказ служит основанием для осуществления ревизии, которая состоит из ряда мероприятий:

• переучет материальных ценностей, вверенных сотруднику;
• проверка состояния, износа объектов, определение их стоимости с учетом амортизации;
• составление акта передачи имущества новому специалисту.

В акте необходимо сослаться на оформленные отчеты по инвентаризации обязательств и активов.

Следует отметить, что осуществить передачу ценностей при увольнении материально ответственного лица можно только новому специалисту, который включен в перечень лиц, утвержденный руководителем организации.

Пример

Скачать образец приказа о передаче материальных ценностей при увольнении материально-ответственного лица –word.

О создании комиссии по приему-передаче дел и должности директора Государственного научно-исследовательского института «Биоэффект»

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ, НАУКИ И ТЕХНОЛОГИЙ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 21 сентября 2001 года N 341
О создании комиссии по приему-передаче дел
и должности директора
Государственного научно-исследовательского
института «Биоэффект»

В соответствии с приказом Минпромнауки России от 11 сентября 2001 года N 64/к-р «О назначении Козловского Ю.И.»

1. Создать комиссию по приему — передаче дел и должности директора государственного учреждения Государственный научно-исследовательский институт «Биоэффект», находящийся в ведении Минпромнауки России (далее — Комиссия), в составе согласно приложению.

2. Комиссии:
— организовать и провести прием-передачу дел и должности директора государственного учреждения Государственный научно-исследовательский институт «Биоэффект» Минпромнауки России и утвердить акт приема-передачи у заместителя Министра В.А. Княжева;
— работу Комиссии завершить до 1 октября 2001 года.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Княжева В.А.

Статс-секретарь —
первый заместитель Министра
Б.Алешин

Что делать работодателю

Если согласно внутренним ЛНА работник должен передавать дела, то после получения заявления об уходе от такого сотрудника можно готовиться к оформлению этой процедуры. Для начала работодатель готовит приказ, используя, например, наш образец плана передачи дел при увольнении. Главное требование к распоряжению — в нем надо четко указать: кто, кому и что передает, в какие сроки.

Содержание плана будет меняться в зависимости от специфики должности. Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам. При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги.

Независимо от того, что именно передают и кто в этом участвует, по завершении приема-передачи необходимо составлять акт. Он может быть в произвольной форме, но обязательно должен быть подписан минимум тремя лицами: увольняющимся, его преемником (или иным уполномоченным лицом), руководителем (заместителем). Такой документ в дальнейшем упростит взаимоотношения сторон рабочего процесса, а его образец смотрите ниже.

Нюансы, о которых нельзя забывать

Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.

Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.

Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.

Акт приема-передачи дел

По данной ссылке вы можете бесплатно скачать «Образец акта приема-передачи дел» в формате doc, размером 18.5 KB. Еще больше полезных файлов можно найти внизу страницы.

Процедуры приема-передачи документов внутри организации происходят регулярно, однако процесс этот внутренними нормативными актами, как правило, не регулируется.

Проблемы, связанные с передачей дел от одного работника другому возникают постоянно, поэтому кажется странным отсутствие внимания к этому вопросу в трудовом законодательстве. Мы рассмотрим основные моменты передачи дел в соответствии с документами, регламентирующими данную процедуру.

Документом может считаться зафиксированная информация с идентифицирующими ее реквизитами. Дело, в соответствии с архивной терминологией, представляет собой документ или совокупность документов по одному вопросу. Из этих документов, помещенных в отдельную папку (обложку) и формируется дело. Стало быть, «документ» и «дело» – это разные вещи, хотя когда речь идет о передаче дел, имеют в виду и документы тоже.

Дела передают и принимают для:

• беспрерывности процесса работы;
• надлежащего выполнения обязанностей отсутствующего работника;
• оценки объема работы, который предстоит выполнять сотруднику, который принимает дела;
• разделения зон ответственности.

Необходимость в передаче документов возникает при:

• увольнении сотрудника;
• отпуске, особенно когда предстоит отпуск по беременности и родам, и уходу за ребенком;
• длительных командировках;
• продолжительной нетрудоспособности;
• переводе на другую работу.

Во всех случаях, когда обязанности одного сотрудника возлагаются на другого, должна быть оформлена передача документов. На деле же, довольно редко происходит полноценная передача дел и еще реже – правильно оформленная.

Когда передают дела

Правильнее всего передавать дела в последний рабочий день или за несколько дней до окончания работы. Если новый сотрудник еще не принят на место, правильно передать дела сотруднику, специально назначенному руководителем. Это особенно важно, если передаются дела бухгалтерии.

Считается, что передача документов может происходить только от одного сотрудника другому, то есть нежелательно оформлять акт приема-передачи, если одна из сторон уже уволилась или еще не приступила к своим обязанностям.

Так как в разных организациях требования к документообороту отличаются, единые правила передачи документов нормативными актами не регулируются. Но если передача документов никак не отражена в документах организации, следует в каждом отдельном случае издавать приказ или распоряжение.

Условно порядок приема-передачи дел можно разделить на три этапа:

• Проверка. Передаваемые документы должны быть составлены в соответствии с нормами законодательства.
• Подготовка к передаче.
• Составление акта приема-передачи.

Обязательные реквизиты акта:

• название организации;
• вид документа (акт приема-передачи) и заголовок к тексту документа;
• дата составления;
• номер регистрации;
• место составления;
• строки для утверждения документа;
• текст;
• отметка о приложениях.
• подписи.

Нужно признать, что даже акт, составленный самым тщательным образом, не убережет принявшего дела сотрудника от возможных проблем. Но должным образом оформленная передача дел сможет стать оправданием, если придется разграничивать документы, составленные работающим сотрудником и его предшественником.

Образец и правила оформления акта передачи дел при увольнении

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись. Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

• в инструкцию по делопроизводству:
• положение о персонале;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о конкретном структурном подразделении и др.

Нюанс! Действующее законодательство РФ не устанавливает обязательный список бумаг и действий, которые должны быть при передаче, это решает начальник предприятия. Общий порядок перенаправления дела новому подчиненному:

1. Зарегистрировать распоряжение о передаче.
2. Проверить бланки строгой отчетности, оборудование, и так далее.
3. Провести анализ учета средств (если человек занимал должность бухгалтера).
4. Направить документацию преемнику.
5. Начальник и новый сотрудник подписывают акт передачи дел при увольнении.
6. Данный документ отправляют на хранение в канцелярию или кадровый отдел.

Перенаправление всех бумаг и оборудования должно производиться в день заключения трудового договора с новым подчиненным.

При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона. Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.

Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника.

• В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:
• уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);
• длительная командировка;
• временная нетрудоспособность;
• перевод на другую работу;
• увольнение (по различным основаниям);
• в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.
• Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.

Оформление приема-передачи кадровых документов

Читайте в статье:

• В каких случаях у работодателей возникает необходимость оформить прием-передачу кадровых документов, а также трудовых книжек работников
• Каков порядок оформления приема-передачи кадровых документов

В КАКИХ СЛУЧАЯХ ОФОРМЛЯЕТСЯ ПРИЕМ-ПЕРЕДАЧА КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Трудовое законодательство прямо не регламентирует обязанность работодателя по оформлению приема-передачи кадровой документации. Вместе с тем, с точки зрения организации кадрового документооборота оформление такой процедуры целесообразно.

Необходимость передачи кадровых документов может возникнуть, в частности, в следующих случаях:

• при увольнении работника кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала) или другого работника, который вел кадровое делопроизводство у работодателя (например, бухгалтер, секретарь, делопроизводитель и т. п.);
• передаче функций по ведению кадрового делопроизводства от работника, который выполнял их ранее, в кадровую службу (отдел кадров, отдел персонала), которая создается в организации;
• передаче функций по ведению кадрового делопроизводства сторонней организации по договору об оказании услуг (договору аутсорсинга).

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Для оформления приема-передачи кадровых документов необходимо:

1. Подготовить кадровые документы, дела и трудовые книжки работников для передачи (пересчитать их, составить опись).

2. Создать комиссию по приему-передаче кадровых документов и провести их проверку.

Комиссия создается приказом руководителя организации (уполномоченного им лица) (пример 1), которым также целесообразно утвердить ее персональный состав (с указанием должностей и Ф. И. О. ее членов). В состав комиссии, принимающей кадровые документы, желательно включить работников, обладающих достаточными профессиональными знаниями и опытом, благодаря которым они могут надлежащим образом оценить состав передаваемых документов, наличие в них ошибок, отсутствие необходимых сведений и т. п. (например, начальник юридической службы, бухгалтер, специалист по кадрам).

Комиссия проверяет состав кадровой документации и правильность ее оформления.

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Заполняем без ошибок

В предыдущем номере журнала мы рассмотрели варианты организации работодателем кадровой службы. Сегодня остановимся на вопросе, который часто встает как перед работодателем, принимающим на работу нового кадровика, так и перед работником, пришедшим на новое место работы и получающим «в наследство» кадровую документацию. Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в процессе работы будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или они будут неверно заполнены?

Процедура приема–передачи дел не регламентирована законодательством, и перед работодателем довольно часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят на эту должность. Идеальным вариантом был бы прием на работу нового работника (принимающего дела) до увольнения прежнего работника (передающего дела). Однако, как правило, новый работник заменяет «старого» и должен поступить на уже освободившееся место, иначе работодатель нарушит штатно-финансовую дисциплину.

Оформлять с уволенным работником в целях приема–передачи дел договор гражданско-правового характера, например по оказанию услуг по передаче дел, невозможно, поскольку, во-первых, работа должна производиться в рамках рабочего времени, во-вторых, кадровая документация содержит персональные данные работников организации с ограниченным доступом, а также по другим причинам.

Не все работодатели имеют возможность ввести в штатное расписание дополнительную штатную единицу, чтобы обеспечить одновременную работу в течение определенного промежутка времени двух работников по одной должности. Хотя такая рекомендация законна и ей пользуются те работодатели, которые свободно могут вносить изменения в штатное расписание без финансовых последствий.

Чаще всего прием–передача дел осуществляется через «третье лицо». Например, специалист по кадрам перед увольнением передает дела начальнику отдела кадров, а тот, в свою очередь, вводит в курс дела вновь принятого специалиста.

Независимо от выбранного работодателем способа приема–передачи дел в кадровой службе, работник, принятый на работу, может принять дела с соблюдением определенной процедуры и оформлением акта приема–передачи дел или без соблюдения процедур и оформления специальных документов.

В случае когда процесс приема–передачи дел в кадровой службе заканчивается оформлением специального акта (приложение 1), работнику, принимающему дела, рекомендуем не относиться к этой процедуре формально. Для принимаемых по акту документов должны быть установлены:

комплектность; соответствие их содержания и формы требованиям нормативных актов; соблюдение правил учета и хранения.

Все обнаруженные недостатки должны быть закреплены в акте приема–передачи дел.

Если работник кадровой службы не принимал свой участок работы с соблюдением определенной процедуры, не имел достаточного времени для проверки кадровых документов и не подписывал акт приема–передачи кадровой документации, это не означает, что он не будет нести ответственности при обнаружении в будущем недостающих документов или ошибок, допущенных его предшественником. В этой ситуации принятый на работу работник должен провести аудит кадровой документации и работу по исправлению ошибок своего предшественника.

В случае обнаружения недостатков в ведении кадрового делопроизводства рекомендуем обратиться к работодателю с докладной запиской (приложение 2), в которой будут отражены основные результаты аудита кадровой документации. Должностная записка должна также содержать просьбу о создании специальной комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Комиссия должна быть создана приказом руководителя организации (приложение 3). В приказе следует определить не только состав комиссии, но и цели, и сроки ее деятельности.

Результаты работы комиссии оформляются соответствующим актом (приложение 4). Материалы этого акта должны содержать все сведения об утраченных и не оформленных своевременно документах, а также о документах, подлежащих восстановлению, дополнительному оформлению или исправлению.

Пример оформления акта приема–передачи кадровой документации

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации

Пример оформления приказа о создании комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией

Пример оформления акта проверки состояния работы с кадровой документацией

Законодательная база

Трудовым законодательством такая процедура, как передача дел во время увольнения сотрудника, не предусмотрена. Но на практике она применяется довольно часто. Кроме того, она необходима, если увольняющийся сотрудник при работе нес какую-либо ответственность (материальную, административную) по своему участку (Читайте также статью ⇒ Приказ об увольнении по истечении срока трудового договора).

Любые обязанности принимаемых на работу сотрудников регулируются условиями заключаемых с ними трудовых договоров и составляемых к ним должностным инструкциям. Нормами ст. 60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнять такие работы, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. В связи с этим о будущем увольнении сотрудника подумать стоит еще при его трудоустройстве и предусмотреть в указанных документах нужные условия. Также следует помнить о том, что действие договора и инструкции будет прекращено в день увольнения сотрудника. А значит все нужные мероприятия должны быть спланированы еще до этой даты.

Важно! Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой и расчет с работником, если он, например, не закончил инвентаризацию. Работодатель обязан все это сделать в день увольнения, в противном случае его могут ждать неприятности.

Когда потребуется составление приказа о передаче дел

Как правило, компании к передаче дел серьезно не относятся и считают это формальностью. Но стоит помнить, что существует несколько должность, увольнение с которых потребует составления документа о передаче дел. К ним относят:

1. Директора, который в компании имеет наиболее высокую степень ответственности. Он имеет свободный доступ к учредительным документам, печатям, договорам, лицензиям и пр. Для избежания в будущем возможных разногласий и споров, при увольнении директора должен быть обозначен перечень дел и документов, передаваемых новому руководителю.В соответствии с этим в компании издается приказ о передаче дел.
2. Главного бухгалтера, который также несет ответственность за хранение бухгалтерских документов, включая отчетность. Кроме того, передача дел при увольнении главбуха является обязательной процедурой, согласно закона 402-ФЗ.
3. Работников кадрового отдела, отвечающих за сохранность кадровых документов. Передача таких документов сопровождается составлением описи и акта приема-передачи.
4. Начальников отделов, которые несут ответственность за решение вопросов производства и персонала, находящегося у него в подчинении.
5. Работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности (например, кассир или завскладом).

Важно! Независимо от того, с какой именно должности увольняется сотрудник, приказ о приеме-передаче дел должен быть оформлен еще до расторжения трудового соглашение. Это связано с тем, что после расторжения договора, уволенный сотрудник не может возвращаться на свое прежнее рабочее место и заниматься уже не своими трудовыми обязанностями.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Порядок передачи дел

Рассмотрим основные этапы передачи дел при увольнении материально ответственного сотрудника:

1. В первую очередь от работника должно поступить заявление об увольнении.
2. После этого руководитель издает приказ о проведении инвентаризации дел, а также проверки вверенного увольняемому сотруднику имущества.
3. Проводится инвентаризация.
4. Проводится сверка полученных показателей с учетными данными.
5. Происходит передача дел новому сотруднику (уполномоченному лицу).
6. Работодатель производит расчет с увольняемым сотрудником.

Порядок, по которому происходит передача дел от увольняемого сотрудника к новому должен быть предусмотрен в локальных документах компании. Ни одним нормативным документом не установлена необходимость в составлении приказа о передаче дел, поэтому и особых требований к данному документу нет. Поэтому работодатели вправе составить приказ в свободной форме, придерживаясь определенных правил:

1. Шапка документа должна содержать наименование компании, номер и дату приказа, а также место составления документа.
2. Наименование документа – Приказ о приеме-передаче дел, где также может быть указана должность.
3. Причина издания документа (например, увольнение сотрудника или его перевод на иную должность).
4. ФИО сотрудников (увольняемый сотрудник и принимающий дела новый работник).
5. Период времени, который может быть затрачен на передачу-прием дел.
6. Место, в котором должна проводиться передача дел (например, в конференц-зале, кабинете или приемной).
7. Ответственное за данную процедуру и составление акта передачи лицо. Это может быть замруководителя или иной сотрудник, отвечающий за передачу дел.
8. Крайний срок, в который должен быть составлен акт передачи дел и опись передаваемых документов.
9. Дополнительные распоряжения руководителя (например, проведение инвентаризации, проверки документов или аудита).
10. Приказ подписывает руководитель организации, а также все лица, которые упоминаются в данном документе (то есть, передающий и принимающий дела, а также ответственное лицо).

Важно! Даже если увольняется директор компании, приказ подписывает именно он. То есть распоряжения должен подписать действующий руководитель, а пока трудовой договор не расторгнут, он таковым и является.

В случае необходимости и на усмотрение руководителя в приказ может вноситься и иная информация или уточнения.

Для чего нужна передача дел

Передача дел увольняемым работником вновь принимаемому позволяет ограничить временные рамки по переходу ответственности за правильность содержания документов и сохранности активов. Данный переход ответственности оформляется актом передачи дел. Перед тем как его составить специально созданная комиссия должна провести проверку и инвентаризацию. По итогам инвентаризации составляется итоговый документ, в котором четко указывается тот объем работы, который выполняется увольняемым сотрудником.

Для того, чтобы организовать переход должностных функций увольняемого сотрудника к новому, руководству компании необходимо составить распорядительный документ – приказ о приеме-передаче дел. Данный документ является подтверждением того, что увольняемый сотрудник передал все документы и активы компании и претензий к нему со стороны руководства нет (Читайте также статью ⇒ Приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания).

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:
Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓
Бесплатная юридическая консультация
Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик
Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание

Единой формы акта передачи кадровой документации законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие вправе самостоятельно разработать этот документ, руководствуясь собственной системой документооборота и удобством в использовании указанного акта. Между тем практикой кадрового делопроизводства выработан акт приема-передачи документации, оптимальный по форме и содержанию.

Образец акта передачи кадровых документов представляет собой шаблонную документацию, содержащую следующую информацию:

1. Данные компании, где происходит передача кадровых бумаг.
2. Дата, время и место совершения инвентаризации кадровых документов.
3. Информация об утверждении акта руководством организации (дата утверждения, данные руководителя, подпись).
4. Состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей ее членов.
5. Данные о прочих присутствующих при передаче дел лицах (как правило, это сдающий и принимающий документы сотрудники в том случае, если они не включены в состав комиссии).
6. Информация о том, кто передает и кто принимает документы, по состоянию на какую дату.
7. Перечень передаваемой документации традиционно расписывается в таблице, содержащей такие графы:
8. номер подпункта;
9. наименования документов и дел;
10. периоды или годы ведения документов/дел;
11. количество документов;
12. общее количество страниц;
13. примечание.

К примеру, строка таблицы может быть заполнена так:

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

«Передаются: 1. Приказы по личному составу. За период: 2013–2018 годы. Количество: 72. Количество страниц: 94».

1. После перечисления в таблице всей передаваемой документации необходимо отразить все обнаруженные недостатки и особенности кадрового делопроизводства.
2. Далее свои подписи ставят сотрудники, сдающие и принимающие документацию, а также все члены комиссии.

ВАЖНО: в связи с тем, что ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается отдельным приказом (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), передачу трудовых книжек, включая ранее не востребованные уволенными сотрудниками и чистые бланки, рекомендуется осуществлять отдельным актом приема-передачи.

Таким образом, практикой кадрового делопроизводства определено стандартное содержание акта приема-передачи кадровой документации, которое каждый работодатель может откорректировать в угоду сложившимся правилам делопроизводства на конкретном предприятии.

Больше материалов по теме в рубрике «Кадровые документы».

Если с работником, который в процессе своей работы должен был отвечать за сохранность активов фирмы, расторгается трудовой договор, то для этого должна документально оформляться передача материальных ценностей новому сотруднику. С этой целью руководитель компании должен издать приказ о приеме-передаче дел, в котором указывается как личность увольняемого работника, так и личность принимаемого на работу сотрудника. После передачи дел уже новый сотрудник будет ответственным за хранение имущества. Данная процедура призвана обозначить зоны ответственности. В статье рассмотрим порядок передачи дел при увольнении, а также приведем образец приказа о приеме-передаче дел.

Законодательная база

Трудовым законодательством такая процедура, как передача дел во время увольнения сотрудника, не предусмотрена. Но на практике она применяется довольно часто. Кроме того, она необходима, если увольняющийся сотрудник при работе нес какую-либо ответственность (материальную, административную) по своему участку (Читайте также статью ⇒ Приказ об увольнении по истечении срока трудового договора).

Любые обязанности принимаемых на работу сотрудников регулируются условиями заключаемых с ними трудовых договоров и составляемых к ним должностным инструкциям. Нормами ст. 60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнять такие работы, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. В связи с этим о будущем увольнении сотрудника подумать стоит еще при его трудоустройстве и предусмотреть в указанных документах нужные условия. Также следует помнить о том, что действие договора и инструкции будет прекращено в день увольнения сотрудника. А значит все нужные мероприятия должны быть спланированы еще до этой даты.

Важно! Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой и расчет с работником, если он, например, не закончил инвентаризацию. Работодатель обязан все это сделать в день увольнения, в противном случае его могут ждать неприятности.

Когда потребуется составление приказа о передаче дел

Как правило, компании к передаче дел серьезно не относятся и считают это формальностью. Но стоит помнить, что существует несколько должность, увольнение с которых потребует составления документа о передаче дел. К ним относят:

1. Директора, который в компании имеет наиболее высокую степень ответственности. Он имеет свободный доступ к учредительным документам, печатям, договорам, лицензиям и пр. Для избежания в будущем возможных разногласий и споров, при увольнении директора должен быть обозначен перечень дел и документов, передаваемых новому руководителю.В соответствии с этим в компании издается приказ о передаче дел.
2. Главного бухгалтера, который также несет ответственность за хранение бухгалтерских документов, включая отчетность. Кроме того, передача дел при увольнении главбуха является обязательной процедурой, согласно закона 402-ФЗ.
3. Работников кадрового отдела, отвечающих за сохранность кадровых документов. Передача таких документов сопровождается составлением описи и акта приема-передачи.
4. Начальников отделов, которые несут ответственность за решение вопросов производства и персонала, находящегося у него в подчинении.
5. Работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности (например, кассир или завскладом).

Важно! Независимо от того, с какой именно должности увольняется сотрудник, приказ о приеме-передаче дел должен быть оформлен еще до расторжения трудового соглашение. Это связано с тем, что после расторжения договора, уволенный сотрудник не может возвращаться на свое прежнее рабочее место и заниматься уже не своими трудовыми обязанностями.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Порядок передачи дел

Рассмотрим основные этапы передачи дел при увольнении материально ответственного сотрудника:

1. В первую очередь от работника должно поступить заявление об увольнении.
2. После этого руководитель издает приказ о проведении инвентаризации дел, а также проверки вверенного увольняемому сотруднику имущества.
3. Проводится инвентаризация.
4. Проводится сверка полученных показателей с учетными данными.
5. Происходит передача дел новому сотруднику (уполномоченному лицу).
6. Работодатель производит расчет с увольняемым сотрудником.

Образец приказа о приеме-передаче дел

Порядок, по которому происходит передача дел от увольняемого сотрудника к новому должен быть предусмотрен в локальных документах компании. Ни одним нормативным документом не установлена необходимость в составлении приказа о передаче дел, поэтому и особых требований к данному документу нет. Поэтому работодатели вправе составить приказ в свободной форме, придерживаясь определенных правил:

1. Шапка документа должна содержать наименование компании, номер и дату приказа, а также место составления документа.
2. Наименование документа – Приказ о приеме-передаче дел, где также может быть указана должность.
3. Причина издания документа (например, увольнение сотрудника или его перевод на иную должность).
4. ФИО сотрудников (увольняемый сотрудник и принимающий дела новый работник).
5. Период времени, который может быть затрачен на передачу-прием дел.
6. Место, в котором должна проводиться передача дел (например, в конференц-зале, кабинете или приемной).
7. Ответственное за данную процедуру и составление акта передачи лицо. Это может быть замруководителя или иной сотрудник, отвечающий за передачу дел.
8. Крайний срок, в который должен быть составлен акт передачи дел и опись передаваемых документов.
9. Дополнительные распоряжения руководителя (например, проведение инвентаризации, проверки документов или аудита).
10. Приказ подписывает руководитель организации, а также все лица, которые упоминаются в данном документе (то есть, передающий и принимающий дела, а также ответственное лицо).

Важно! Даже если увольняется директор компании, приказ подписывает именно он. То есть распоряжения должен подписать действующий руководитель, а пока трудовой договор не расторгнут, он таковым и является.

В случае необходимости и на усмотрение руководителя в приказ может вноситься и иная информация или уточнения.

Для чего нужна передача дел

Передача дел увольняемым работником вновь принимаемому позволяет ограничить временные рамки по переходу ответственности за правильность содержания документов и сохранности активов. Данный переход ответственности оформляется актом передачи дел. Перед тем как его составить специально созданная комиссия должна провести проверку и инвентаризацию. По итогам инвентаризации составляется итоговый документ, в котором четко указывается тот объем работы, который выполняется увольняемым сотрудником.

Для того, чтобы организовать переход должностных функций увольняемого сотрудника к новому, руководству компании необходимо составить распорядительный документ – приказ о приеме-передаче дел. Данный документ является подтверждением того, что увольняемый сотрудник передал все документы и активы компании и претензий к нему со стороны руководства нет (Читайте также статью ⇒ Приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания).