Содержание
- 1 Уход на отдых по графику отпусков
- 2 График отпусков
- 3 Обязан ли работодатель сообщать об отпуске сотрудника за несколько дней
- 4 Последствия невручения уведомления
- 5 Что представляет собой уведомление
- 6 Передача документа
- 7 Образец 2019 года
- 8 Понятие уведомления
- 9 Зачем нужен журнал и как он выглядит?
- 10 Правила ведения и хранения
- 11 Уведомление о начале отпуска
- 12 Что будет, если не уведомить работника о начале его отпуска
- 13 Журнал уведомлений о начале отпуска: образец
- 14 Уведомление о начале отпуска (образец 2019)
Уведомление о начале отпуска является официальным документом для оформления ухода работника на ежегодный оплачиваемый отпуск. Данное право имеет каждый трудоустроенный человек. По закону каждая организация в конце года составляет график ухода своих сотрудников в отпуск. В документе прописывается период отдыха каждого работника.
Уход на отдых по графику отпусков
Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.
По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.
Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.
График отпусков
Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.
Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым. Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику. Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.
Обязан ли работодатель сообщать об отпуске сотрудника за несколько дней
По закону работодатель обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха. Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых. Если сотрудник уходит на отдых по собственному заявлению (к примеру, в неоплачиваемый отпуск), то уведомление вручать нет необходимости.
Последствия невручения уведомления
Работодатель по трудовому законодательству обязан вручить документ, который уведомляет работника о предстоящем очередном отдыхе. Сотрудник же обязан закрепить подписью один экземпляр, что будет соответствовать о его уведомлении.
Если сотрудник не получил такой документ, то он может самостоятельно перевести дату отдыха на любое удобное время. Для этого работнику потребуется написать соответствующее заявление на имя главы организации. В нём необходимо указать, что он не был предупреждён об очередном отпуске и о его начале. Кроме этого, отсутствие уведомления может послужить серьёзным поводом для начала разбирательств со стороны трудовой инспекции. Именно поэтому пренебрегать данным документом и вручением его сотруднику не стоит.
Что представляет собой уведомление
Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.
Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику. Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале. Это является подтверждением того, что работник был ознакомлен с датой выхода в предстоящий отпуск, а работодатель выполнил свои обязанности.
Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.
Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.
Как составить самостоятельно уведомление
Для составления документа необходимо разделить лист по вертикали на 3 части. В шапке (начале листа) указываются:
- данные о работодателе;
- данные о получателе, то есть работнике;
- наименование документа;
- дата составления;
- номер уведомления.
В среднюю часть или основной блок необходимо внести:
- дату начала отпуска;
- его продолжительность, которая указывается в календарных днях и может составлять 14 или 28 дней;
- дата выхода на работу.
В последней части документа указывается наименование работодателя, ответственное лицо и его подпись. Ниже — личные данный работника (ФИО) и подпись.
Передача документа
Передать документ необходимо в обязательном порядке. Сделать это можно несколькими способами:
- на рабочем месте лично в руки;
- заказным письмом по средствам Почты России;
- через доверенное лицо.
В любом случае работодатель должен иметь после вручения свой экземпляр уведомления и подписью работника.
Если сотрудник не стал подписывать документ
Нередко бывает, что работник не согласен с датой выхода в отпуск. Поэтому отказывается подписывать уведомление. В таком случае лицо, направленное на передачу документа, должно позаботиться о наличии в этот момент двух свидетелей. В их присутствии необходимо составить акт об отказе подписи работника в документе, уведомляющем о начале положенного отпуска. В акте должны быть прописаны причины отказа сотрудника подписывать документ.
Образец 2019 года
Важно помнить, что каждый работодатель должен придерживаться законам Российской Федерации и своевременно уведомлять своих сотрудников о предстоящем отпуске — не позже, чем за 14 дней до его начала. Иначе сотрудник сможет самостоятельно на законных правах выбрать дату положенного отдыха или же обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.
О каких-либо изменениях в рабочем процессе, трудовом договоре или других организационных процессах в компании руководство обязано сообщить работнику. Сделать это можно путем уведомления. Подобные документы составляются регулярно, поэтому для их учета создают журнал регистрации.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Понятие уведомления
Уведомление – документ не обязательный, но удобный для кадровой службы. Чаще всего оно отправляется в письменном виде.
В нем указывается:
- полное наименование организации;
- отправитель (директор или специалист отдела кадров) и получатель (сотрудник);
- название и заголовок. Например, уведомление о расторжении трудового договора;
- регистрационный номер и дата отправки;
- причины, по которым оно высылается, их обоснование;
- подпись сотрудника, направившего документ;
- Факт получения и ознакомления с содержанием уведомления подтверждается путем проставления подписи получателя и даты получения в ознакомительной визе.
Образец уведомления о сокращении:
Зачем нужен журнал и как он выглядит?
Для учета и контроля уведомлений, на предприятии заводят специальный регистрационный журнал. Помимо того, что в нем отражена и сгруппирована информация обо всех уведомлениях, ведение журнала выданных уведомлений исключает возможность фальсификации данных путем регистрации уведомлений задним числом.
Унифицированной формы и требований к внешнему виду журнала, установленных законодательно, нет. Не запрещено использовать обычную тетрадь. Но для его сохранности и доказательства достоверности указанных данных, лучше использовать бумажный носитель с твердым переплетом и прошитыми пронумерованными страницами.
Здесь можно скачать бесплатно форму журнала регистрации уведомлений.
Содержательная часть документа включает два раздела:
- Заголовок. Указывается название журнала, наименование компании, количество страниц, дата начала и окончания ведения.
- Таблица. Состоит из следующих столбцов:
- порядковый номер;
- дата создания уведомления;
- регистрационный номер;
- Ф.И.О. специалиста, направившего уведомление, и его должность;
- сведения о сотруднике, которому оно направлено;
- дата вручения;
- отметка об ознакомлении.
Так может выглядеть журнал регистрации:
Каждая организация составляет журнал по своему усмотрению, добавляя, убирая или объединяя столбцы. Также в продаже имеются готовые журналы в удобном книжном формате с уже напечатанной основой.
Таким же образом ведется и журнал по технике безопасности. Подробнее об этом читайте тут.
Правила ведения и хранения
За сохранность и ведение документа отвечает ответственный специалист отдела кадров или делопроизводитель (если есть). Все записи вносятся по порядку. Ошибочная запись фиксируется, аккуратно перечеркивается и ставится подпись лица, вносившего его.
Разрешается вести электронную версию журнала, но в этом случае не получится подтвердить достоверность данных подписями сотрудников, а также высок риск потери информации.
Рекомендуется заводить новый журнал на каждый рабочий год. Срок хранения документа составляет 5 лет.
Журнал регистрации уведомлений представляет собой книгу с одной большой таблицей. В ней отражены основные сведения об отправленных уведомлениях сотрудникам компании. Наличие записи и подпись получателя в журнале лишний раз доказывает факт донесения до работника необходимой информации.
Такие же журналы многие предприятия ведут для внесения предложений сотрудниками. Так мнение каждого работника не останется незамеченным.
Посмотрите видео о регистрационных журналах:
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно !
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотрудникам ежегодно. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков фиксируется в графике отпусков. Этот график является обязательным как для работодателя, так и для работников (ст. 122, ст. 123 ТК РФ).
Уведомление о начале отпуска
Помимо обязанности составлять график отпусков, у работодателя есть еще обязанность по уведомлению работника о начале отпуска. Вручить уведомление о времени начала отпуска работодатель должен работнику не позднее чем за две недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ). Образец уведомления о начале отпуска по графику отпусков вы найдете ниже.
Что будет, если не уведомить работника о начале его отпуска
За неуведомление (несвоевременное уведомление) сотрудника о начале отпуска работодателю может грозить штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
- от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб. – для организаций;
- от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб. – для ее должностных лиц, а также для ИП-работодателей.
Кстати, такой же штраф будет и за отсутствие графика отпусков.
Кроме того, если своевременно не уведомить работника о начале отпуска, то на основании письменного заявления работника работодатель обязан перенести отпуск на другое время, согласованное с работником (ст. 124 ТК РФ).
Журнал уведомлений о начале отпуска: образец
О начале отпуска работник уведомляется под роспись. То есть вы можете распечатать уведомление в двух экземплярах, один из которых вручите работнику, а второй с его подписью оставьте себе. А можете вести журнал учета выданных уведомлений о начале отпуска. Унифицированной формы журнала уведомлений нет, поэтому вы вправе разработать собственную форму. Например, журнал может выглядеть так.
№ п/п | ФИО работника | Табельный номер | Дата начала ежегодного оплачиваемого отпуска | Количество дней отпуска | Подпись работника | Дата |
---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
На титульном листе такого документа, как правило, указываются следующие данные:
- наименование организации;
- название документа;
- даты начала и окончания ведения журнала.
Уведомление о начале отпуска (образец 2019)
Утвержденной формы такого уведомления тоже нет. А значит, его форму вы можете разработать самостоятельно. Подписывает такое уведомление сотрудник, ответственный за этот участок работы, например, начальник отдела кадров.
Приведем образец уведомления о начале отпуска.